Плани змінюються, з’являються нові проекти, і життя постійно підносить нам “сюрпризи”, які можуть повністю зруйнувати наші ретельно збалансовані графіки. Іноді ми можемо передбачати ці зміни, але частенько — ні. Тобто ефективна стратегія управління часом має бути адаптованою. Давайте розглянемо три ефективні стратегії управління часом, які допоможуть вам впоратися з несподіваними, стресовими і неминучими ситуаціями.

Прокрастинуйте розумно

Почнімо з прокрастинації — зволіканні у виконанні поставлених завдань. На думку психологів, зволікання часто є реакцією тривоги. Якщо ми турбуємося про річну презентацію перед радою директорів або про важливий проект, наш мозок думає: “Якщо я не маю впевненості, що можу це зробити, то навіть не намагатимуся. Відкладу, поки не відчую себе впевненіше”. Це звучить знайомо, тому що насправді всі відкладають на потім, і це абсолютно не пов’язано з лінню або відсутністю мотивації.

Чим більш важливе для нас завдання, тим більше імовірності того, що ми не зможемо його виконати. І цей ефект ще більше виражений у людей, що страждають на хронічний тривожний розлад.

Говорити кому-небудь “припинити тяганину” — це все одно що сказати комусь, хто страждає від тривоги, “перестати турбуватися”. Така порада непродуктивна. Мало того, це навіть дещо образливо, адже прокрастинація не відключається за допомогою якогось чарівного перемикача. Дослідження показують, що подібна поведінка може бути фундаментальною частиною того, чим ми є.

Так що ж потрібно зробити зі зволіканням?

Ви можете докласти зусиль, щоб зрозуміти і контролювати його. Знання того, коли і чому ви зволікаєте, є важливою інформацією для боротьби з прокрастинацією або, принаймні, для її стримування. Прогнозування вашої поведінки до того, як ви підійдете до завдання, може допомогти регулювати ваш час.

Наприклад, якщо вам треба виступити з промовою і ви знаєте, що дуже сильно боїтесь публічних виступів, можете зробити обґрунтоване припущення, що в якийсь момент відкладатимете на потім підготовку своєї промови. Чудово. Тепер ви можете включити час на прокрастинацію в загальний час підготовки виступу.

Ще один спосіб боротьби з прокрастинацією, що ґрунтується на тривозі, — визнати, що краще робити щось недосконале, ніж абсолютно нічого не робити. Ви, ймовірно, набагато талановитіші, ніж думаєте. Нехай перша чернетка вашого виступу буде переповнена “бородатими” жартами або загальними фразами. Дайте йому відлежатися день-другий і знову візьміться за свою промову.

Дедлайни — наші друзі

Ефективне управління часом зазвичай означає успішне планування термінів проекту, а потім визначення пріоритетів завдань для забезпечення дотримання цих термінів. Ці дрібніші завдання часто не супроводжуються встановленим офіційним терміном, тому їх вчасне виконання може викликати труднощі. Якщо одне завдання занадто уповільнює роботу, це може мати хвильовий ефект, який, ймовірно, призведе до катастрофи для всього вашого графіку.

Хитрість полягає в тому, щоб визначити свої власні терміни. Особисті дедлайни дають вам деякі обмеження і параметри того, скільки часу і зусиль ви присвячуєте кожному завданню. А оскільки це ваші крайні терміни і вони враховують аспекти вашої особистості та стилю роботи, які офіційні терміни не беруть до уваги, у багатьох планах вони корисніші.

Ви можете встановлювати гнучкі або фіксовані дедлайни, терміни, які враховують перерви і чинники, що відволікають, — все залежить від вашого стилю роботи і звичок.

Офіційні терміни встановлюються кимось, хто не є вами, наприклад, вашим керівником, але ви набагато більше інформовані для встановлення міні-термінів, тому що знаєте, скільки часу і зусиль вам потрібно для виконання певних завдань.

Якщо у вас виникає бажання порушити свої власні терміни, робіть це тільки з поважної причини.

Знайдіть час для перерв

У сучасному світі нас відволікають звідусіль різні чинники: звуки сповіщень в мобільних, миготливі повідомлення, банери на сайтах, рекламні розсилки.

Деякі статті, які пропонують “ефективні стратегії управління часом”, порадять вам обмежити використання інтернету на роботі. Багато працедавців, як і раніше, обмежують і контролюють використання інтернету, щоб їхні співробітники не піддавалися спокусі відволікатися. І, звичайно ж, є програми, які ви можете встановити, щоб обмежити час, який витрачається на сайти, що відволікають вас, але якщо вам потрібний доступ до цих сайтів для роботи?

Оскільки ми всі стикаємося з постійним натиском відволікаючих чинників, можливо, спроба уникнути їх — неправильний підхід. Більш реалістична стратегія тайм-менеджменту повинна визнавати, що вони неминучі, і надати варіанти для підготовки до них.

Ви можете підготуватися до відволікаючих чинників, управляючи своїм робочим навантаженням так, щоб врахувати їх. Один зі способів — дати собі більше часу, ніж потрібно для виконання завдання (зі встановленим вами терміном). Інший — дати собі час, щоб відволіктися. Робіть перерви, коли виконуєте простіші завдання. Чи перевіряйте можливі інтернет-чинники, що відволікають вас, перш ніж приступити до важливої роботи.

Те, як ви управляєте своїм часом, залежатиме від багатьох чинників, в тому числі від вашої особистості й навіть того, чим ви снідали. Головна ідея — залишатися гнучким, незалежно від того, чи маєте ви справу зі зволіканням, термінами або тим, що відволікає. Встановіть дедлайни, але також будьте готові адаптуватися, коли ці терміни будуть порушені. Просто майте на увазі, що таке можливо, і спробуйте розслабитися і зробити глибокий вдих, коли це станеться.

Пам’ятайте: управління часом — це навичка, якій можна (і потрібно) навчатися.

via

Background vector created by rawpixel.com – www.freepik.com