Ми всі хотіли би мати високу працездатність і бути максимально ефективними в роботі.
Але у світі численних повідомлень, мобільних пристроїв, що гудуть, і миттєвого доступу до всіх можливих знань момент продуктивності на роботі видається великим досягненням. Хитрість полягає в тому, що часто зниження продуктивності триває трохи довше, ніж треба, і відбувається воно досить часто.
Крок перший: створити правильні умови для продуктивної роботи
Продуктивність неможливо вмикати і вимикати. На неї впливає те, як проходить ваш день: кожна дрібниця може так чи інакше впливати на вас і різною мірою відволікати.
Першочергове завдання — з’ясувати, в яких умовах ви найбільш продуктивні в роботі. Як це зробити?
Пізнай себе
Потрібно зрозуміти, коли ви найбільш працездатні, враховуючи свої звички, рівень енергії, життєві обмеження (сім’я та інші зобов’язання) й інші особливості.
Наприклад, ви рання пташка, яка активна між 5–8 ранку, а ваш робочий темп уповільнюється впродовж дня? Чи ви після обіду продуктивніші, ніж уранці? Ви вважаєте за краще сидіти або стояти під час роботи? Вам комфортніше в прохолодній або теплій температурі в офісі? Ви носите навушники? Що ви слухаєте? Це підкаст або музика? Який жанр музики?
Ці міркування на перший погляд можуть здатися тривіальними, але продуктивність на роботі багато в чому залежить від розуміння того, чому ви активні й у вас відмінні результати. Принаймні ви можете спробувати вивести свою теорію про те, чому, приміром, бутерброд з шинкою і житнім хлібом робить вас більш (чи менш) продуктивним.
Ось деякі інші аспекти, які необхідно врахувати при визначенні й створенні оптимальних умов для продуктивності праці:
- Який спосіб роботи найбільш зручний для вас? Фізичний комфорт дуже важливий для ефективної роботи. Ви вважаєте за краще працювати сидячи або стоячи (чи, можливо, чергуєте)? Декілька моніторів або один?
- Який тип середовища краще всього підходить вашому стилю роботи? Ви найефективніше працюєте в кабінеті, відкритому офісі, вдома або в кафе? Ви вважаєте за краще бути оточеним сірими стінами або рослинами? На столі має бути декор?
- Ваші колеги роблять вас більш чи менш продуктивними? Це, звичайно, частенько важко контролювати, але є способи обмежити небажані вторгнення. Наприклад, ви можете використати навушники або знайти тихий куточок для роботи.
- Важливі також інструменти, які ви використовуєте. Можна застосовувати для управління робочим процесом такі інструменти, як Trello. З іншого боку, якщо дуже хочете перевірити Twitter або Instagram, що відволікає вас від роботи, можете буквально заблокувати їх використання. Додаток обміну повідомленнями у вашому офісі занадто відволікає? Вимкніть повідомлення, якщо це необхідно.
Крок другий: встановіть параметри своєї роботи
Після того як створені умови, необхідні для підвищення продуктивності, прийшов час подумати про те, як ви працюєте над проектами і керуєте своїм часом. Вам подобається працювати невеликими підходами або ваша робота над проектом безперервна до його завершення?
З’ясуйте, що краще для вас, і керуйте своїм часом з чітко визначеними параметрами в найбільш продуктивні для себе години. Обов’язково повідомте про це своєму керівникові й відмітьте це у своєму загальному календарі.
Ось декілька порад.
1. Встановіть терміни для себе
Для багатьох людей зволікання починається, коли вони знають, що у них є багато часу, щоб виконати завдання, — мовляв, чом би не попрацювати ще над чимось іншим?
Один із способів знищити такий тип мислення — встановити особисті крайні терміни. Вам потрібно закінчити проект за два тижні, але у вас досить вільного часу, щоб внести істотний вклад в його завершення зараз? Поставте особистий дедлайн не через 2 тижні, а через три дні, й тоді ви заздалегідь виділите час на інші речі, які можуть несподівано виникнути і привести до зриву всіх термінів.
2. Відмовляйтесь від нарад, які переривають ваш найпродуктивніший час
Наради можуть бути перешкодою для вашої продуктивності, особливо коли вони не мають значення або взагалі зайві. Щоб зробити зустрічі ефективнішими, ви можете заздалегідь скласти розклад і дотримуватись його. Уникайте зустрічей, присутність на яких для вас не обов’язкова!
Якщо можливо, заблокуйте час у своєму календарі впродовж найбільш продуктивних своїх хвилин, щоб повідомити своїй команді, що ви не можете бути на зустрічі. (Обов’язково спочатку обговоріть це зі своїм керівником!) Також не бійтеся відмовитись від зустрічі. Навчіться говорити “ні” непотрібним або непродуктивним зустрічам — це матиме велике значення для поліпшення керування вашим часом і встановлення меж, які є ключем до збереження й підвищення продуктивності.
3. Призначте час для перевірки електронної пошти, читання повідомлень і перерв
Ефективне управління часом означає планування часу для дій, які інакше могли б перервати ваш робочий процес. До них належать перевірка електронної пошти, читання повідомлень в чаті й перерви. Це залежатиме від вашої робочої ситуації, але якщо ви можете довго обходитися без перевірки своїх повідомлень, то завжди можете вимкнути сповіщення про них. Або ж вам необхідно зосередитися виключно на завданні впродовж 25 хвилин, а потім зробити перерву, щоб перевірити свої повідомлення.
Крок третій: вчитися й адаптуватися
Незабаром ви виявите, що для підвищення продуктивності праці ваш графік і умови для оптимальної ефективності роботи можуть змінитися. Будь-який аспект вашого досвіду може вплинути на вашу здатність залишатися продуктивним впродовж більш тривалого періоду часу.
Отже, останній крок — залишатися гнучким і продовжувати стежити за тим, що робить вас продуктивнішим, і враховувати, і застосовувати в роботі саме цей підхід. Завжди ставте собі питання про те, як ви працюєте і чи актуальний процес, який ви розробили, щоб залишатися ефективним в роботі. Завжди знайдуться способи працювати краще. Вам просто потрібно бути відкритим, щоб знайти їх.
Найголовніше — не втрачайте форму, якщо у вас непродуктивний день. Такі дні трапляються, що може викликати у вас занепокоєння. Використання непродуктивних днів допомагає нам вчитися і адаптуватися — можливо, вам просто потрібний був вихідний, щоб зарядитися енергією!
Бути продуктивнішим означає регулювати свою здатність відволікатися і цікавитися поставленим завданням. Слідуйте цим трьом крокам, загострюйте свою увагу і будьте більш ефективними, успішними (і щасливими) на роботі!