Багато власників і керівників підприємств рано чи пізно розчаровуються у бухгалтерському відділі своєї компанії. Вони можуть мати проблеми з ефективністю процесів або грошовими питаннями чи навіть стати жертвами шахрайства. Все це негативно впливає на успіх бізнесу, який стає тісно прив’язаним до бухгалтерського обліку. Як наслідок, саме це заважає присвятити свій час і енергію більш важливим бізнес-справам.

Якщо це про вашу компанію, то прийшов час передати бухгалтерський відділ на аутсорсинг.

Аутсорсинг vs бухгалтерський відділ

У минулому єдиним способом ведення бухгалтерського обліку для власників бізнесу було одне з наступного:

1. Обробляти все самостійно або з найняти людину на неповний робочий день.

2. Створити внутрішній бухгалтерський відділ з одного або декількох штатних працівників.

Але завдяки новим технологіям, таким як хмарні сховища та віддалені платформи, малий бізнес тепер має кращий варіант, коли йдеться про бухгалтерію.

Отже, давайте порівняємо бухгалтерію на аутсорсингу із бухгалтерським відділом у компанії. Які можуть виникнути проблеми, які будуть переваги та як вибрати правильного партнера?

Створення власної бухгалтерії обумовлює багато додаткових завдань, які потрібно вирішувати, і, швидше за все, це не дасть очікуваних або бажаних результатів для зростання бізнесу.

На утримання штатного персоналу потрібні гроші: не тільки заробітна плата, але й накладні витрати. Також варто враховувати необхідність ІТ-підтримки та плинність кадрів.

Також виникають інші приховані витрати, такі як:

• бухгалтерські помилки;
• додаткове навчання;
• ризик шахрайства.

Підприємства з власною бухгалтерією, як правило, не мають резервних співробітників для заміни працівників у разі хвороби, відпустки або звільнення, тому робота може припинитись у будь-який момент.

Частковий або повний аутсорсинг бухгалтерії надасть ті ж переваги, що й власний відділ. Але це додаткові витрати.

З іншого боку, інвестування в аутсорсинг призводить до впорядкування роботи і зменшення ризиків. Він допоможе бізнесу отримати конкурентну перевагу завдяки оптимізованим процесам та прозорості грошового потоку, що дозволить збільшити прибутки, а також надасть можливість складати ефективні прогнози для ухвалення бізнес-рішень.

Як зрозуміти, що бізнес готовий до аутсорсингу

Нижче наведено загальні ознаки того, що прийшов час подумати про аутсорсинг:

1. Досягнення цілей затримується, тому що ви витрачаєте більше часу на бухгалтерські питання, ніж на обов’язки генерального директора.

2. В офісі немає розподілу обов’язків, що піддає ризику бізнес загалом.

3. Немає плану дії на випадок втрати власного бухгалтера.

4. Фінансові звіти відповідають законодавству та податковим вимогам, але не допомагають керувати бізнесом.

5. Базові бізнес-рішення ухвалюються на основі почуттів, а не даних.

6. Бізнес розширюється.

7. Із грошовим потоком не все добре.

Можна віддати на аутсорсинг деякі або всі функції бухгалтерії в будь-який момент. Сильний партнер надасть потрібні послуги у потрібний час. Крім того, він спочатку налаштує ваші процеси задля того, щоб прийти до зростання в майбутньому.

Найкращий час перевести бухгалтерію на аутсорсинг та загальні пастки, яких слід уникати

Багато підприємств вважають, що краще розпочати співпрацю з аутсорсингом у кінці кварталу або після подання річних податкових звітів. Однак очікування просто гальмує отримання безцінних даних, збереження грошей і часу та віддаляє від розумної бухгалтерії, що поєднує в собі інструменти, технології та досвід, необхідні для міцної фінансової основи.

Вибирати партнера слід обережно. Аутсорсинг може зробити диво для бізнесу та його майбутнього розвитку. Але вибір неправильного постачальника послуг може обійтись дуже дорого, тому слідкуйте за наступним:

1. Приховані витрати.

Чітко вирішуйте, чого ви очікуєте. Запитайте, що включає в себе повний спектр послуг, щоб уникнути непередбачених витрат, що потім з’являться в рахунку.

2. Доступність.

Подумайте, чи бажаєте ви брати часткову участь у веденні бухгалтерського обліку? Переконайтеся, що обираєте рівень обслуговування, який матиме достатню кількість можливостей для задоволення ваших потреб. Деякі партнери спілкуватимуться з вами лише щотижня, а інші будуть доступні кожного разу, коли в цьому виникне потреба.

3. Невеликі компанії.

Незважаючи на те що невелика фірма може складатись із дивовижних людей, в них може не вистачити співробітників для заміни, якщо працівник звільниться або захворіє. Запитайте своїх потенційних партнерів, скільки членів команди будуть займатись ваших обліком і що відбудеться, якщо хтось з них залишить їхню фірму.

4. Іноземні фірми.

Ці компанії часто пропонують значно нижчу ціну, але також мають багато недоліків. Вони часто працюють в іншому часовому поясі, що ускладнює їхню доступність. Комунікація, набір навичок та побудова робочого процесу можуть стати проблемою при обслуговуванні фірм в інших країнах.

З правильним зовнішнім бухгалтерським партнером ви можете перетворити стандартний облік на міцну фінансову основу для бізнесу завдяки отриманню дієвих даних і складанню управлінських звітів для прогнозування розвитку компанії.