Коли йдеться про будь-який бізнес, зазвичай уявляють логотип, продукцію, послуги чи маркетингову кампанію. Іншими словами, більшість людей визначають підприємство за брендом, продуктами, послугами та ідеями. Однак серце найбільш успішних підприємств —  це добре функціонуючий бек-офіс, який забезпечує фундамент для розвитку організації. По суті, бек-офіс компанії є джерелом життєвої сили всього, що створює бізнес.

Основа фінансового успіху

 

Бек-офіс невеликої або середньої компанії може складатися з кадрового, операційного, IT, бухгалтерського та юридичного відділів. Працівники мають бути в курсі змін у законодавстві, правилах безпеки та стандартах зайнятості. Крім того, бек-офіс повинен слідкувати за розвитком інформаційних технологій, які допомагають веденню бізнесу.

 

Роль бек-офісу в компанії — сприяти зміцненню інфраструктури шляхом створення та підтримки ефективних бізнес-операцій. У цій статті головним чином будуть розглянуті функції бухгалтерського відділу як однієї з найважливіших структур, незалежно від сфери діяльності підприємства.

Чотири стовпи для побудови сильного бухгалтерського відділу

 

  1. Проектування та оптимізація систем обліку

 

Добре інтегрована система бухгалтерського обліку підтримує роботу бек-офісу загалом та керує всіма рахунковими функціями, розрахунком заробітної плати й обліком компанії. Таким чином впорядковуються фінансові операції та звітність.

 

  1. Правила та процедури роботи

 

Розробка та реалізація політики компанії та установлених процедур роботи охоплює все, в тому числі щоденні фінансові операції, щотижневі та щомісячні звіти, належну перевірку, а також кращі практики ведення бухгалтерського обліку.

 

  1. Відповідність законодавству

 

Це юридично обов’язкова відповідальність щодо фінансової звітності та обліку. Ефективне ведення бухгалтерського обліку передбачає створення точної фінансової звітності, необхідної для дотримання податкового законодавства та уникнення примусових перевірок, а також дозволяє відстежувати фінансовий (та загальний) добробут компанії.

 

  1. Робота з кадрами

 

Управлінська звітність допоможе визначити бюджет, враховуючи кількість працівників, необхідних для прибуткової роботи підприємства. Бек-офіс також має бути здатним синхронізувати терміни набору та навчання нових співробітників з попитом, створеним зростанням бізнесу. Для цього бухгалтерія має співпрацювати з відділом кадрів.

Оптимізація системи: різниця між успішним та неефективним бек-офісом

 

Занедбаний бек-офіс зашкодить репутації компанії. Відсутність значних результатів — це нехтування одним з найбільших активів.

 

Власники бізнесу часто не приділяють достатньої уваги своїми бек-офісами та не користуються фінансовою інформацією, яка завжди під рукою. Як наслідок, не відстежується рух грошових потоків, робота зосереджується лише на розробці продуктів, продажах та розвитку мережі. Не маючи гарно побудованого бухгалтерського відділу, підприємці втрачають важливі інструменти управління, яких вони потребують для прогнозування щотижневих та щомісячних потреб, внаслідок чого ці власники бізнесу виявляються не готовими до критичних ситуацій з готівкою. Але якщо б вони витратили більше часу на вивчення бухгалтерських звітів, то могли б уникнути дефіциту коштів.

 

Те, що перш характеризує правильну роботу бухгалтерського відділу — це його здатність допомагати власникам бізнесу передбачати проблеми, пов’язані з грошовим потоком, і вживання активних заходів для уникнення і попередження скрутного становища.

Окрім прогнозування у грошових справах досвідчена команда бухгалтерів також допоможе вам:

 
  • визначити та виправити дорогі та неефективні для бізнесу витратні статті;
  • побудувати цикл найму, відштовхуючись від потреб бізнесу;
  • встановити правила та процедури, які будуть підтримувати бізнес, а не діяти проти нього.

Наступний крок для вдосконалення бухгалтерського відділу — аутсорсинг

 

Отже, наступний крок, який можна зробити для покращення ситуації, — це частково або навіть повністю віддати функції бухгалтерії на аутсорсинг, що допоможе оптимізувати систему обліку.

Аутсорсинговий відділ бухгалтерського обліку як частина бек-офісу компанії звільняє час керівництва, вирішуючи щоденні бухгалтерські та облікові завдання. Крім того, він може надавати фінансову інформацію, необхідну для ухвалення стратегічно розумних рішень.

 

Правильно поєднавши сильну бухгалтерську команду та технології, можна підняти свою компанію на вершину і не боятися того, що вона похитнеться у своїй фінансовій основі.

Замовте послуга аутсорсингу бухгалтерських та інших послуг в Baker Tilly!

 

via