Вірне визначення пріоритетів — поширена проблема серед проджект-менеджерів. Важко сказати, що важливіше, коли важливе все. 

Ось декілька нескладних прийомів, які допоможуть проджекту побудувати пріоритетність персональних завдань

Крок 1: Складіть повний список своїх завдань

Запишіть все, що маєте зробити. Строки можуть бути будь-якими: день, тиждень, місяць. Ви можете:

Крок 2: Відокремте термінове від важливого

Мета цієї вправи — визначити, що потрібно зробити якнайшвидше. Деякі завдання надзвичайно важливі, але не термінові.

Згадайте студентські роки, коли ви мали зробити великий дипломний проєкт, на який відводилося багато місяців, та невелику доповідь на наступні пару. І хоча диплом був важливіший, ви мали на нього більше часу, ніж на доповідь, тому вона була пріорітетніше.

Щоб відокремити термінове від важливого, можна використовувати матрицю ЕйзенхауераВона допоможе розділити завдання по категоріях:

  • термінове, але неважливе;
  • важливе, але не термінове;
  • важливе та термінове;
  • неважливе та не термінове.

Перші три категорії вимагають вашої уваги, а ось останню можна взагалі виключити зі списку та не витрачати на неї час.

Крок 3: Делегуйте завдання

Навіть важливі та термінові задачі не завжди вимагають, щоб ви виконували їх особисто. Найчастіше проджекти беруться за виконання, тому що думають, що зроблять все швидше за колег. І хоча це може бути дійсно так, ви не повинні проводити день, виконуючи те, що можна передоручити комусь іншому. Проджект-менеджер має певні професійні навички, і будь-яке термінове чи важливе завдання, яке їх не зачіпає, може бути делеговане.

Крок 4: Розташуйте задачі за рівнем зусиль, які треба на них витратити

Вже зараз ваш список має виглядати набагато більш впорядкованим. Після попередніх трьох кроків там мали залишитися лише ті завдання, які дійсно треба виконати саме вам. Але як тепер розібратися з їхнім пріоритетом?

Один із варіантів — визначити, на які задачі потрібно більше часу та зусиль. Як ви будете їх виконувати, залежить від ваших уподобань: комусь подобається спочатку робити швидкі невеликі завдання, а хтось надає перевагу складним та довготривалим.

Як розставити пріоритети для проєктів

1. Оцініть проєкти 

Оцінка проєкту — це простий та ефективний спосіб визначити, які з них мають більшу цінність, та підняти їх на верхівку списку. Такий метод гарантує, що ваша команда буде працювати над найбільш важливими проєктами весь час.

До того ж, це допоможе неупереджено визначити, який проєкт принесе бізнесу найбільшу вигоду.

У першу чергу встановіть критерії, за якими будуть оцінюватися поточні та майбутні проєкти. Не варто концентруватися лише на фінансових показниках, тому що під час роботи можуть виникнути зміни у вартості та строках.

Існує багато методологій для оцінювання проєктів. Але для початку можна обмежитися найпростішим.

  1. Визначте критерії оцінки

Не існує єдиної універсальної системи критеріїв, яка б підійшла будь-якому проєкту. Але ось декілька ідей, якими можна скористатися:

  • кількість стратегічних цілей, які задовольняє проєкт;
  • повернення інвестицій у проєкт, рентабельність проєкту (ROI);
  • які фінансові ризики несе проєкт;
  • наскільки ресурсомістким є проєкт;
  • якої технічної підтримки він потребує;
  • скільки часу потрібно для забезпечення якісного рівня проєкту;
  • як вплине проєкт на всі інші процеси в компанії;
  • які ресурси знадобляться для ефективного управління персоналом проєкту.

Це лише декілька прикладів. Більше рекомендацій можна знайти у керівництві PMBOK.

Також не забувайте радитися зі своєю командою. Запитайте їхньої думки, що у вашій організації робить проєкт успішним життєздатним та важливим?

3. Зберіть дані про ваші проєкти

На цьому етапі варто поспілкуватися із бізнес-аналітиком, PMO, менеджером портфелю проєктів, керівником IT-відділу та іншими співробітниками, які мають розуміння впливу проєктів на організацію в цілому.

Ось декілька питань, які ви можете їм задати:

  1. Чи підтримує проєкт цілі компанії?
  2. Як вплине проєкт на поточні робочі процеси? Чи має компанія можливості взяти проєкт такого розміру?
  3. Чи має компанія ресурси для технічної підтримки проєкту? Чи відповідають існуючі технологічні інструменти потребам проєкту? Якщо ні, то яку довгострокову вигоду можна витягти, інвестуючи в нові інструменти?
  4. Який ризик того, що проєкт не буде відповідати очікуванням чи взагалі не здійсниться?
  5.  Яка потенційна рентабельність проєкту та його фінансова цінність?

4. Зберіть дані про проєкти в одну таблицю

Деякі складні спеціалізовані програми для проджект-менеджменту мають інструменти для моделювання проєктів, але можна обійтися й простою таблицею. Наприклад, такою.

5. Прийміть кінцеве рішення

Остаточне рішення має включати:

  • інвестувати чи ні у новий проєкт;
  • виділити більше чи менше ресурсів на поточні проєкти;
  • чи варто відкласти проєкт на певний строк;
  • якщо існує забагато невизначеностей, варто вивчити проєкт детальніше.Приймати рішення такого рівня варто за участі стейкхолдерів. Це етап розстановки пріоритетів, коли ви маєте презентувати свої висновки та розповісти, які проєкти ви вважаєте найважливішими та чому.

Використовуючи ці методи визначення пріоритетів, ви знизите ризики проєктів та зможете направити зусилля на ті з них, які принесуть компанії найбільше користі.

via