Час швидко плине. Ритм життя помітно прискорився і надалі набирає обороти. А ми постійно живемо у відчутті браку часу. Хочеться встигнути все , начебто, ми постійно зайняті, але чи отримуємо ми в результаті дійсно те, до чого прагнемо? Чи витрачаючи час, досягаємо своїх цілей?

Baker Tilly починає рубрику Life insights, де ми будемо ділитися досвідом наших колег і розказувати про їхні життєві принципи та цінності, а ще про корисні навички та лайфхаки на кожен день. І  в цьому інтервю поговоримо про організацію робочого часу. Це питання було завжди актуальним для багатьох і особливо зараз, коли більшості довелось змінити свій звичний розпорядок дня.

Бізнес-аналітикиня Неля Грінчук та HR-менеджерка Галина Христіанінова, поговорили про те, як управляти часом і розподіляти завдання так, щоб встигнути усе і отримати максимум результату.

 

Неля Грінчук (Н.Г.): Який взаємозв’язок часу і цілей?

Галина Христіанінова (Г.Х.):  Головне про що ми повинні пам’ятати це те, що час нам дає можливості, можливості реалізовувати будь-які цілі. Дуже часто людина плідно працює і робить багато роботи, але не завжди досягає суттєвого та потрібного результату. Багато рутини, але жодних змін. Аби зрушити цю сумну тенденцію треба виділити головні цілі та зосередитися на них. Коли ціль поставлена, переходимо до планування. Беремо свій графік і вносимо туди необхідні задачі, які будуть допомагати реалізовувати цю ціль. Припустимо, ви поставили ціль вивчити англійську, тоді у ваших планах на тиждень мають бути практичні заняття або інші методи вивчення англійської.

Н.Г.: Як щодо робочого часу? Кажуть, офіс організовує життя.

Г.Х.:  Так, погоджуюсь з цим. Офіс – це не тільки про простір, але у деякому сенсі і про режим. Ви точно знаєте, коли маєте прийти туди і розпочати роботу та коли орієнтовно вона закінчиться. На цей час, зазвичай, більше нічого і не плануєш. А ще поруч є керівники, які мотивують тебе, а з іншого боку контролюють.

Н.Г.: А що робити, якщо ви працюєте дистанційно? Як самостійно правильно та ефективно спланувати робочий час? З чого почати?

Г.Х.: Працюючи дистанційно, ми маємо значиму перевагу – можемо зробити графік роботи максимально комфортним для себе. Але, все ж таки, варто дотримуватися певного режиму, намагатися організовувати себе та налаштуватися на результат.

Один з моїх лайфхаків, як продуктивно організувати роботу – це писати списки задач. У своїй практиці, я користуюсь двома: задачі на тиждень, в який включаю повністю все, що маю зробити з зазначенням дедлайнів, та задачі на наступний день. Останній рекомендую писати з вечора, бо ви ще сконцентровані на задачах та включені у робочий процес і зможете легше структурувати, що саме завтра потрібно буде зробити. Пріоритет задач розподіляю самостійно, в залежності від важливості та дедлайнів. Також, рекомендую залишати «резервний» час для термінових задач.

Н.Г.:  Отже треба писати списки та робити помітки по задачах. Чи можна просто запам’ятати усе та обмежитися нагадуванням в органайзері? 

Г.Х.:  Я вважаю, що плани, які ми будуємо у своїй голові – неефективні, тому для себе використовую списки завдань. Мені так легше зосередитися і можна завжди переглянути, що тобі потрібно робити далі, а не сидіти і згадувати. Проте їх можна писати як на папері, так і робити електронні чи, навіть, у спеціальних програмах. Тут, кожен вибирає як йому зручно.

Н.Г.: Які основні помилки при плануванні робочого часу?

Г.Х.: Насправді, їх дуже багато. Якщо говорити про найпоширеніші – то це, по-перше, помилки щодо кількості поставлених на день завдань. Ми можемо некоректно розрахувати потрібний для виконання завдання час і написати надто багато задач на день. У кінці дня, не виконавши навіть половини, вважати, що день пройшов марно. Варто пам’ятати, що дійсно продуктивним можна бути не більше 5-6 годин на день.

По-друге, це страх дуже великої задачі, яку ми постійно відкладаємо на потім. А думки про цю задачу забирають у нас енергію.  Такі задачі потрібно розбивати на маленькі підзадачі та поступово їх виконувати. Як то кажуть, «з’їсти слона по частинам».

По-третє, багатозадачність. І хоча нам приємно думати, що ми можемо бути мультифункціональними і водночас виконувати багато завдань, але лише послідовне виконання завдань буде ключом до продуктивності і прогресу.

А, також, на продуктивність роботи впливає те, як саме ми організували робочий простір. Концентруватися на роботі, лежачи на дивані значно важче. А через безлад на робочому столі ви будете витрачати більше часу на пошуки потрібних документів.

Н.Г.: Часто буває дві крайності: працюєш зранку і до пізнього вечора, а інколи ніяк не можеш сісти працювати. Що робити у такому випадку?

Г.Х.: Робота цілодобово протягом довгого періоду часу в кінцевому підсумку призведе до перевтоми та вигорання. Тоді буде важче відновити свою продуктивність. Тож, варто пам’ятати про work–life balance. Зараз є дуже багато методів організації часу – наприклад, метод Помодоро або Матрица Ейзенхауера. Тож, думаю, кожен зможе знайти собі той, який йому сподобається. Не слід забувати і про коротенькі паузи під час роботи. Їх слід робити кожні півтори години.

По-перше, це корисно для здоров’я, очі відпочинуть від комп’ютера, а тіло трохи розімнеться. По-друге, невеличка зміна активності допоможе продовжити роботу з новими силами і бути продуктивнішим. Наприклад, можна поприсідати, потанцювати. 

Н.Г.: А як бути з мотивацією? Чи можна мотивувати самостійно себе на роботу чи треба мати постійний контроль від керівника?

Г.Х.: Гадаю, що мотивація у роботі має бути своя у кожного співробітника. Все, що ми робимо у своєму житті, ми маємо робити усвідомлено. Тож, маємо розуміти для чого ми робимо цю роботу, які свої цілі хочемо реалізувати завдяки роботі. Варто пам’ятати, що від нашої роботи залежить робота інших співробітників і в цілому результати – всієї компанії.

Але бувають періоди, коли у співробітника згасає мотивація від різних обставин. В такі моменти роль керівника особливо значуща. Дуже важливо зрозуміти, що з його підлеглим відбувається щось не те, поговорити з ним, визначити, чому саме у людини зникла мотивація. Можливо, допомогти вирішити якість проблеми. Чи просто підтримати. Інколи цього буває достатньо.

Н.Г.: Якими простими рекомендаціями можна озброїтися на майбутнє аби час проходив більш корисно та ефективно?

Г.Х.: Вважаю, що все ж таки варто ставити цілі. Як на мене, найоптимальніший варіант – на один рік. І коли ти знаєш, чого хочеш досягти через рік, маєш планувати свій час відповідно до цих цілей.

Важливо пріорітизувати завдання. Визначити, що важливо, а менш важливі завдання намагатися делегувати або перевести у  автоматизований процес. Не слід ганятися за усім одночасно і намагатися встигнути все.

Раціонально розподіляйте час для роботи і відпочинку. Робіть короткі перерви між роботою посеред дня. Дотримуйтесь work–life balance.

І, якщо ваш день пройшов продуктивно, не забувайте себе похвалити :).