Різкі зміни на ринку, невизначеність, криза. Одна або декілька непередбачуваних ситуацій можуть наступити одночасно. У такі моменти компанії помітно затягують паски. Скорочуються витрати, штат та зупиняють інвестиції у різного роду проєкти. Багато хто намагається адаптуватись до нової реальності будь-яким способом. Але, ідеальних рішень не існує, тому, коли ви на шляху оптимізації витрат, краще шукати не ідеальне рішення, а те, яке підійде саме вашій компанії.

Коли власник або менеджмент бізнесу формує функцію бухгалтерського обліку, у нього має бути обґрунтоване відчуття ясності та довіри, так як у підсумку, відповідальність перед державою за ті чи інші порушення лягає на бізнес. Штатна бухгалтерська служба, як правило, формується для того, щоб забезпечити необхідну пропускну спроможність у період пікових навантажень (звітні/розрахункові дати, пікові сезони), при цьому у час, що залишився співробітники можуть бути недовантажені, а витрати залишаються постійними. Чим більше вузькопрофільна частина роботи, наприклад, кадри, заробітна плата, тим вище ймовірність простою.

Часто, для того, щоб уникнути таких простоїв, керівництво обмежує штат, але це може привести до зниження якості функції у пікові періоди, що веде до помилок, зривів дедлайнів та загального хаосу в обліку і документації.

Сьогодні, одним з головних завдань бухгалтерської служби є виконання відповідних вимог законодавства. Це пов’язано з ризиками. Деякі ризики матеріалізуються швидко. Наприклад, некоректна оплата податків та зборів, некоректно зареєстрована податкова накладна, помилка у розрахунку заробітної плати, несвоєчасна подача звітності тощо. Цими ризиками простіше управляти, вони більш очевидні. Проте у разі роботи з штатним бухгалтером, виходячи з нашого досвіду, супутні штрафи лягають на плечі компанії і не часто стягуються з співробітника, при цьому, як правило, співробітники відповідають за виправлення помилок без додаткових оплат за витрачений час.

Але існують ризики, які носять більш відстрочений характер. Наприклад, некоректне документальне оформлення, системні помилки у облікових політиках, помилки у визнанні доходів та витрат, порушення обмежень застосування спрощених систем оподаткування, неповне застосування стандартів бухгалтерського обліку, неоднозначні норми податкового законодавства, загальна безсистемність бухгалтерського обліку. Такі порушення можуть жити у компанії роками, і проявитись при податковій перевірці, або зміні бухгалтера. Якщо тут помилки були допущені штатним бухгалтером, який вже не працює, то уся відповідальність лягає на власника або керівника. Платити штрафи і доплачувати за виправлення помилок, відновлення обліку буде бізнес.

Щоб знайти важелі управління подібними довгими ризиками, особливо в умовах зміни головного бухгалтера, необхідно звернутись до незалежного експерта, який дасть об’єктивний висновок щодо загального стану обліку на момент передачі справ. Це значно знизить можливості будь-яких маніпуляцій і зробить процес передачі справ і формування плану співпраці з новим бухгалтером більш прозорим. Зовнішній провайдер, з одного боку, розуміє потреби бізнесу та віддає собі звіт у тому, що бухгалтерський облік вторинний, але разом з тим, може адекватно оцінити ризики з бухгалтерської точки зору.

При роботі з провайдером питання ефективності також важливо оцінювати тверезо. Так, провайдер часто менш інтегрований в операційну діяльність компанії і на нього не можна просто повісити додаткові функції. Але, при цьому компанія переводить свої витрати з статусу постійних у статус змінних, і точно знає, що вона купує.

Виходячи з нашої практики, у довгостроковій перспективі такі витрати більш стабільні і дають компанії більше незалежності від конкретних виконавців, за умови роботи з надійним провайдером, який цінує свою репутацію. При передачі процесів на аутсорс, компанії позбуваються не тільки прямих витрат на персонал, але і від функцій підбору, навчання, контролю, підвищення рівня конфіденційності та системи внутрішнього контролю, зниження ризику різного роду зловживань, забезпечення інфраструктури і так далі.

Якісний аутсорсинг працює в інтересах власника, і при забезпеченні правильної системи підзвітності, також несе у собі велику цінність, яка підвищується у ситуації, коли власник віддаляється від операційного управління. Дуже часто ці фактори не враховують при порівнянні витрат на штатну бухгалтерську службу з аутсорсингом, за таких обставин відбувається порівняння непорівнянних показників. Тут також важливий аспект відповідальності, який є вагомим фактором ефективності управління ризиків.

У сьогоднішніх умовах, на мій погляд, замість того, щоб витрачати час на суперечки з бухгалтером, який під істотним тиском податкових органів нерідко стає перешкодою для подальших дій, краще сфокусуватись на тому, щоб надати менеджменту та власникам можливість прийняти обґрунтовані рішення і проаналізувати супутні бізнес-ризики, а не за замовчуванням приймати тягар вирішення проблем на себе. Це значно знизить ступінь напруги у комунікаціях, при цьому, такі аргументовані обговорення можуть призводити до нових ідей та рішень, перетворюючи обмеження на нові можливості. В HR сфері вже давно усталене поняття «HR Business Partner». Наша компанія вірить в цю концепцію і намагається формувати культуру Accounting Business Partner для того, щоб перетворювати «чому ні» у «що потрібно зробити для того, щоб було так».