Не потрібно щодня шукати в добі 25 годину, щоб встигнути все. Варто одного разу витратити трохи часу на оптимізацію роботи.

Ви напевне бачили людей, які постійно працюють. Можливо, саме ви належите до цієї категорії. Від когось цього вимагають обставини, хтось ховається в роботу від особистих проблем, але більшість просто не можуть вибратись із хаосу. Часто досить впорядкувати роботу, щоб вона не “розповзалася” по всіх боках, та інакше поставитись до робочого процесу.

Менше плануйте

Так, звідусіль говорять, що планування вкрай необхідне, але не тоді, коли ви витрачаєте на планування роботи більше часу, ніж працюєте.

Якщо робота складається з безлічі дрібних задач, ви можете витратити декілька годин, просто рухаючи їх по календарю. Особливо якщо все постійно змінюється, скасовується та додається. Тут краще зібрати все у декілька великих відрізків роботи та спланувати їх. Або планувати свою діяльність на більші проміжки часу: наприклад, що маєте зробити за тиждень, але не вказувати день та час. 

Правильно підраховуйте робочий час

Іноді ви працюєте після завершення робочого дня, тому що вам здається, нібито ви мало працювали та витратили весь час даремно.

Проте чи це дійсно так? Якщо ви вийшли попити водички на кухню, зустріли там генерального директора та обговорили плани проєкту, це теж частина вашої роботи. Або впіймали в курилці керівника та отримали відповіді на важливі питання. Чи склали величезний звіт за результатами роботи. 

Просіть про допомогу

Звичайно, краще у всьому розібратись самостійно, проте скільки на це піде часу і як від цього постраждають інші завдання? 

Робота має бути продуктивною. Якщо ви з чимось не можете впоратись за умовні півгодини (звичайно, все залежить від складності та обсягів), то зверніться до когось, хто вміє це робити. Особливо коли це для вас щось нове чи взагалі не входить до вашої компетенції.

Щоб не картати себе почуттям провини, підрахуйте, у скільки обійдеться компанії час, який ви витратите на боротьбу за нову навичку. І не факт, що при цьому ви все зробите як слід. 

Вчитись треба, але для всього мають бути свої місце та час. 

Спілкуйтеся, щоб зменшити непорозуміння

Частина робочого часу витрачається на те, щоб просто зрозуміти, чого від вас хочуть, та пояснити, чого хочете ви. 

І навіть якщо ви типовий інтроверт, намагайтеся спілкуватися з іншими співробітниками, створювати з ними спільний лексикон та умовні позначення. Постійне спілкування допоможе відразу розуміти, що значить “в нас там червоненька фігня дивно блимає”. 

Автоматизуйте все, що можна

Ведете фінансові розрахунки в табличці та рахуєте все на калькуляторі? Перенесіть у Excel та застосовуйте формули. Надсилайте листи з подякою за реєстрацію вручну — під’єднайте авторозсилку. Збираєте дані для звітів з кожного ресурсу окремо? Підключіть бота, який буде це робити. 

Це дивно, але часто ми впускаємо, що існують інструменти, які дозволяють автоматизувати певну ділянку роботи. Якщо поки для вашої роботи такого немає, можливо, цей інструмент можна замовити персонально або час від часу моніторити, чи не з’явився подібний сервіс.

Припиніть вважати себе єдиним, хто щось знає та вміє

З одного боку, є дуже важливі для компанії співробітники, без яких важко і які виконують складну роботу, що потребує особливих навичок. А ще нам подобається відчувати себе унікальними та вкрай потрібними. В тому, що без нас нічого не можуть зробити, водночас є щось дратівливе, але така думка надихає та підвищує нашу самооцінку.

Але насправді люди здатні впоратися зі своєю роботою без постійного нагляду та коригувань. Можливо, не так швидко або якісно, як вам би хотілось, але якщо не давати їм свободи, то вони так і не навчаться виконувати завдання на вищому рівні. А ви будете постійно займатися чужою роботою.

Тому сконцентруйтеся на своїх обов’язках, які, крім вас, дійсно більше ніхто не може виконати.

Не хапайтеся за нові завдання

Якщо на вас постійно сиплються нові вказівки та завдання, а ви ще не доробили попередні, не поспішайте все кидати. Спочатку завершіть те, над чим працювали.

Часто спонтанні завдання можуть змінитися або взагалі їх можуть скасувати, і вам доведеться все перероблювати, а результатів не буде. До речі, це ще й дуже демотивує.

Встановіть власні робочі пріоритети

Хороший працівник знає, як йому виконувати свою роботу, що більш важливе, а що — менше. Якщо керівники завалюють вас завданнями, кожне з яких “дуже важливе та на вчора”, і при цьому не говорять, що робити перш за все, тому що все терміново, то вирішуйте самостійно.  

Ставте на перше місце ті завдання, про які ви точно знаєте, для чого виконувати, та ті, від яких критично залежить робота колег. 

Заганяйте себе в дедлайни

Чим далі дедлайн, тим більше спокуса “розмазати” завдання по всьому часу, відведеному на його виконання. Зазвичай це не додає роботі якості, проте додає нервів і годин, витрачених на сперечання з самим собою.

Дедлайн має бути відносно близько (залежно від обсягів роботи) та таким, що  неможливо перенести чи скасувати.

Якщо ви втомилися, згортайте роботу

Це стосується понаднормової праці. 

Коли ви втомлені, просте завдання на 15 хвилин можете робити дві години. Збільшується кількість помилок, які потім доведеться виправляти. А ще сильна втома позначиться на продуктивності завтра, післязавтра та після післязавтра, накопичиться та взагалі ніколи не дасть нормально працювати.

І вийде, що все було марно.

 

Часто буває, що ми не працюємо більше, а лише намагаємося показати, що робимо це. Зазвичай таке відбувається, коли керівництво судить про співробітників не за результатами, а за кількістю годин, які вони просиділи в офісі чи нарахували на таймері. Такий підхід виснажує людей і не приносить компанії профіту, тому що безпосередньо позначається на мотивації, лояльності та ефективності колективу. Тому якщо ви відчуваєте, що вас загнали у подібну пастку, спробуйте з неї вирватись: іноді достатньо буде поспілкуватись з керівником. А от у деяких запущених випадках варто навіть змінити роботу.