Коли компанія виконує лише кілька операцій, тримати в голові всю інформацію не так вже й складно, але з розвитком і ростом підприємства кількість процесів зростає ледь не щодня, і запам’ятати усе вже майже неможливо. Гірше йдуть справи під час кризи, коли усе нестабільно і непередбачувано. Останній стрес-тест COVID-19 показав недоліки роботи імунної системи компаній. Що ж дасть сили вижити у складні для бізнесу часи?

З нашого досвіду роботи з бізнесом, постановка управлінського обліку на підприємстві допомагає швидко розібратись що до чого і упорядкувати усі бізнес-процеси. Для ведення управлінського обліку компанія завжди становить свої норми та правила. З одного боку, це абсолютно нормально. Управлінський облік і звітність повинні відповідати вимогам тільки внутрішнього користувача. Але це не означає, що нестача фінансової освіти у користувача звітності повинна спричинити спрощення обліку.

В ідеальній ситуації, в компанії до постановки управлінського обліку підходять системно і послідовно: набирають штат, обирають автоматизовану облікову базу, надійне джерело введення даних, визначають політику, впроваджують усе відповідно до заданих правил. В результаті, компанії отримують загальноприйняту звітність у складі управлінського балансу, звіту про фінансові результати та звіту про рух коштів.

У житті відбувається все по-іншому: у швидкозростаючій компанії фінанси завжди наздоганяють продажі. Становлення управлінського обліку починається з необхідності приймати рішення щодо найбільш нагальних проблем. Вирішальне значення мають швидкість та зручність для користувача. Як правило, першим готується звіт про рух грошових коштів: звідки надходять, а головне, куди витрачаються гроші.

Відмінно, перший крок зроблено! Але звіт про рух коштів не дає відповіді на питання, скільки ж компанія заробила прибутку?! Наступним логічним кроком є підготовка звіту про прибутки та збитки. Отже, звітність вже готується регулярно, але якомога швидшим способом. Далі, рано чи пізно, виникає одвічне питання, «де гроші»? У звіті про прибутки і збитки підраховано прибуток, але у житті грошей ніколи не вистачає. І якщо відповідь, яка б задовільнила усі сторони, не знаходиться, то здається, що щось йде не так. Власник або керівник логічно починають сумніватись у достовірності звітності.

Фінансист з достатнім досвідом знає, що для відповіді на питання треба порахувати баланс. Але не вистачає ні часу, ні сил. А баланс змусить шукати помилки, вносити коригування, що подовжить терміни підготовки. Якщо в результаті, ніхто в компанії не розуміє, що робити з цими звітами, то яка з них користь?! І компанія продовжує методом спроб та помилок, ціною фінансових витрат, розвиватись далі, так і не приділивши належної уваги правильному обліку. Находу вносяться зміни у звітність, вигадуються нові правила, вдосконалюються форми, але нажаль, так і не виправляються базові помилки.

Що ж робити компанії, коли ціна помилки може привести до значних втрат і не тільки грошей, але і дорогоцінного часу? Для початку намагайтесь спиратись на нескладні й перевірені часом базові принципи постановки обліку та підготовки звітності:

  1. Будуйте управлінський облік правильно з самого початку. Методом подвійного запису – актив дорівнює зобов’язанням, та за принципом збереження балансу при обліку будь-якої господарської операції. Правило балансу дозволяє пояснити – де «заморожений» прибуток, скільки в нас власних коштів, скільки залучених. Тільки зміною статей балансу перевіряється достовірність звіту про фінансові результати. Вивчаючи баланс, ми можемо перевірити залишок грошей на розрахунковому рахунку, звіритись з дебіторами і кредиторами, інвентаризувати майно. Тобто переконатись, щодо того, що показано у звіті, можна доторкнутись. Звіт про фінансові результати такої можливості не дає, і маніпуляції з даними у ньому «виловити» не так просто.
  2. Спирайтесь на існуючі форми бухгалтерської звітності і загальноприйняті показники. Ми рекомендуємо не ускладнювати на етапі постановки управлінську звітність розробленими в компанії фінансовими показниками і складними стандартами обліку. Існуючий арсенал показників звітності і їх інтерпретації досить широкий і зазвичай покриває усі базові потреби користувачів. Головне – регулярний аналіз даних можна порівняти з управлінською звітністю.
  3. Використовуйте дані бухгалтерського обліку та на їх основі додавайте необхідну управлінському обліку аналітику. Методи та правила бухгалтерського обліку повинні бути продуманими і регламентованими, документообіг відпрацьований, ризики викривлення даних зрозумілі і регульовані. Побудова обліку на базі існуючого бухгалтерського обліку – це фундамент надійності. Ці дані можна звірити, деталізувати, перевірити джерело і зв’язатись з контрагентом за потребою. На етапі введення первинних документів можна передбачити додаткову аналітику, яка дозволить аналізувати додаткові зрізи інформації (у розрізі договорів, сегментів, ринків, каналів продажів, статей і елементів витрат).
  4. Максимально використовуйте можливості облікової програми. Найпоширеніша облікова система, яка використовується в Україні – це 1С:Бухгалтерія. Програма передбачає можливість ведення управлінського обліку в частині продажів, закупівлі, обліку руху товарів на складах, обліку заборгованостей з контрагентами тощо. Дані для цих звітів паралельно з бухгалтерським обліком накопичуються на управлінських регістрах і не вимагають додаткових зусиль від персоналу. При цьому, додатковий масив інформації може бути використаний для аналізу та побудови основних фінансових звітів.
  5. Розподіліть відповідальність, передбачте винагороду. Нерідко ми стикаємось з ситуацією, коли управлінський облік покладено на головного бухгалтера, у якого і так досить багато зон відповідальності, більш пріоритетних з його точки зору, таких як бухгалтерський облік і розрахунок податків. Управлінський облік ведеться за залишковим принципом, що негативно впливає на його якість і терміни. Ми рекомендуємо виділити окремий персонал і делегувати йому відповідні права та обов’язки. При цьому, головний бухгалтер обов’язково повинен бути зацікавлений брати участь у процесі організації управлінського обліку, так як від нього залежить коректність первинних даних.

Не вигадуйте велосипед і пам’ятайте, що навіть найкраща система не буде працювати, якщо її неправильно експлуатувати. Правильно заповнюйте усі форми, не намагайтесь скоротити на цю роботу час і не пропускайте важливі етапи. Впроваджуйте правильний облік і спіть спокійно.