Чи варто взагалі щось планувати, якщо в будь-який момент все може піти шкереберть? Так, варто. Хоча б для того, щоб було від чого відштовхуватися та на що спиратись. Але планування в умовах кризи все ж потребує іншого підходу, ніж у спокійні часи. Розбираємося, на що звернути увагу, а на що не потрібно витрачати час.

Для початку з’ясуємо, що таке бюджет. Це фінансовий план на певний період. Зазвичай в бізнесі бюджет складають на рік. Тобто, простою мовою, на що компанія буде витрачати гроші цього року, звідки братиме їх та скільки.

Якщо раніше ви складали бюджет на рік, можливо, зараз варто перейти на поквартальне планування

Щоб скласти бюджет, спочатку потрібно визначитись із цілями. Але зараз мета більшості компаній — це просто вижити у будь-який спосіб серед турбулентності постійних змін. Тож тут не до планування, ситуація потребує рішучості та гнучкості. З одного боку — так. А з іншого — ви ризикуєте втратити бачення загального шляху та знищити весь прогрес у досягненні довгострокових цілей. Тому краще не відмовлятись від планування взагалі, а просто скоротити строки та орієнтуватися на сценарії майбутнього. 

Перш за все плануйте свій прибуток

Адже мета бізнесу — отримувати прибуток. А прибуток — це залишок між витратами та доходами. І якщо ви навіть приблизно не уявляєте, скільки заробити грошей та яким чином, то як ви зрозумієте, у що вкладати кошти, який напрям розвивати, а який краще закрити чи сповільнити? Чи варто наймати або скорочувати персонал? Переходити на нове програмне забезпечення чи залишити все як було? І ще безліч питань, на які ви не зможете дати чіткої відповіді, й доведеться орієнтуватись лише на інтуїцію. А це не надійніший варіант.

Коли ви маєте конкретну грошову мету, у вас є від чого відштовхуватись у подальшій діяльності. І якщо трапляються якісь потрясіння, ви вже не просто реагуєте на них, а враховуєте, як певні дії можуть вплинути на кінцевий результат.

Плануючи доходи та зіставляючи їх із планом витрат, власник розуміє, скільки він може “вийняти” з бізнесу грошей так, щоб йому не зашкодити. Бюджет дозволяє чітко розділити прибуткові гроші та ті, які перебувають в обігу.

Процес бюджетування починається з “мрії”

Тобто з максимального результату, якого хочеться та можливо досягти, виходячи з наявних умов. Для того щоб це зробити, потрібно оцінити всі наявні інструменти, зрозуміти, чого не вистачає, а що, навпаки, заважає. Можна сказати, що бюджет компанії починається з її оцінки на часі та зі встановлення кінцевого (на визначений термін) результату.

До речі, дуже класно про бюджетування розповідає на прикладі борщу керуючий партнер Baker Tilly Олександр Почкун у цьому відео:

 

Після визначення бажаного доходу сплануйте витрати

Витрати в бізнесі — це така річ, яка рідко збігається з планами. Тому що завжди виникають якісь несподіванки, щось змінюється, починаючи від законодавства, закінчуючи поведінкою клієнтів на ринку і успіхом маркетингової кампанії. Та навіть якщо важко передбачити, скільки грошей знадобиться бізнесу, це не означає, що можна взагалі про це не думати і просто відраховувати їх за потребою. Так можна розтринькати весь прибуток та потонути в кредитах.

При плануванні бюджету важливо зберігати баланс між витратами та прибутком. Саме тому кожен пункт цього розділу доведеться ретельно вивчити та обміркувати, а чи взагалі це потрібно. Чи можна замінити чимось дешевшим без втрати якості? Або взагалі відмовитись? Чи відповідає це стратегії компанії або ж заводить її кудись вбік?

Провівши дослідження за витратами, ви можете раптово з’ясувати, що вам не потрібно збільшувати кількість клієнтів через збільшення витрат на маркетинг, а потрібно підростити середній чек. І вистачить декількох тренінгів для відділу продажів. Чи ваші постачальники перебувають дуже далеко одне від одного, що збільшує витрати на логістику, і їх можна скоротити, якщо знайти нових.

Тобто складання бюджету на цьому етапі — це ще й оптимізація витрат бізнесу та пошук нових шляхів для економії.

Рухайтеся від більш вартісних до менш цінних компонентів

По-перше, тому що часто найбільші витрати — це основа бізнесу, те, без чого він не може існувати. А по-друге, ви можете побачити, що дрібні витрати сумарно іноді виявляються більшими за основні. 

Важливо розуміти, що рухає ваш бізнес вперед, а що просто супроводжує. Всілякі дрібниці (якщо їх забагато) взагалі можна зібрати в одну групу і виділити кошти на них загалом, а потім вже визначати по ситуації, на що саме вони будуть спрямовані. 

Не закладайте в бюджет те, що не стосується бізнесу

Здавалося б, це абсурдно: як в бюджеті компанії може опинитись щось, що її не стосується? А легко.

Наприклад, ви плануєте переїхати в новий сучасний офіс. Але навіщо? Щоб залучати більш професійних співробітників, які вимагають кращих умов, і завдяки яким компанія буде надавати якісніші послуги? Чи цей офіс більший і ви зможете найняти більше людей, щоб обслуговувати більше клієнтів? Чи керівник просто хоче, щоб з вікна був певний краєвид? 

У перших двох випадках переїзд напряму стосується бізнесу, а у третьому — взагалі ніяк. Тому і робити цьому пункту в бюджеті немає чого. Якщо хочеться змінити картинку за вікном, можна взяти на це кошти з чистого прибутку.

Бюджет має працювати на кінцеву ціль — встановлений прибуток, тому і витрати там мають бути лише ті, які допомагають досягти мети.

У бюджетуванні важлива достатність

Під час складання бюджету дуже легко впасти в крайнощі: або “переекономити” та не додати грошей тим статтям витрат, які їх дійсно  потребують; або навпаки — виділити забагато на різні забаганки, експерименти та інновації в бажанні знайти щось нове та унікальне. Тримайте баланс.

Не забувайте про витрати “на витрати”

Іноді для того, щоб витрачати на щось гроші, потрібно… витратити гроші до цього. І такі моменти теж дуже важливо відбивати в бюджеті та не забувати про них. 

Наприклад, ви плануєте збільшити асортимент магазину, закупивши новий товар. Але його потрібно буде десь зберігати та виставляти на якісь полиці. Тож витрати на закупівлі тягнуть за собою витрати на оренду складу та переобладнання магазину, нові меблі, навчання продавців за новими категоріями, можливо, маркетинг, який просуне вас на новий ринок та розповість про вас майбутнім клієнтам. Ці нюанси (загалом або частково) часом не беруться до уваги та призводять до серйозних дірок в бюджеті й навіть перевитрат. 

Бо якщо ви будете розв’язувати такі питання після того, як товар приїде, він буде простоювати та не принесе бажаного доходу у заплановані строки. А ще вам, можливо, доведеться заплатити більше, ніж ви можете, за зберігання, термінове замовлення меблів та почекати, поки ваші працівники навчаться продавати нові позиції.

Важливо не лише скласти бюджет, а й дотримуватися його та відстежувати, чи відповідає кожен етап плану

Тому що бюджет без контролю не працює. А коли не працює бюджет, вас майже напевне чекають перевитрати. Вони можуть потопити бізнес і в спокійні часи, а під час кризи такого взагалі не можна допускати.

Отже, бюджет потрібний для того, щоб не розгубитись у часи турбулентності, не чіплятись в паніці за все підряд та продовжувати рухатись до цілі як корабель під час шторму. Коли капітан знає курс і прямує до Індії, бурхливе море не змусить його плисти до Японії лише через великі хвилі.

Якщо ви раніше не складали бюджет або не відстежували та постійно виходили за його межі, чи хочете змінити підходи до бюджетування — гарною ідеєю спочатку буде провести фінансовий Due Diligence. Тобто глибокий всебічний аналіз фінансового стану бізнесу та його можливої прибутковості у майбутньому.