Управління контрактами — форма управління, яку не помічають. Це можуть бути контракти між співробітниками і компанією та угоди з іншими бізнесами. Про це мало говорять, адже здається, що система складається сама собою, але для того, щоб якісно управляти контрактами, потрібно розуміти хоча б основи. 

Що таке управління контрактами та чому це важливо

Управління контрактами — це процес управління створенням, виконанням та аналізом контрактів з метою максимізації операційних та фінансових показників в організації при одночасному зменшенні фінансових ризиків. 

На компанію постійно тисне необхідність зменшувати витрати та поліпшувати роботу, і добре побудована система управління контрактами допоможе зменшити цей тиск.

Основи управління контрактами

Коли дві компанії бажають вести комерційну діяльність між собою, в контракті вказується діяльність, яку обидві організації зобов’язуються здійснювати, та умови, на яких вони виконуватимуть свої частини угоди. 

Коли контракт сформульований погано, одна з компаній може втратити безліч грошей просто тому, що їй не вистачало ресурсів для виконання зобов’язань. Ефективне управління контрактами допоможе створити потужні ділові відносини та прокласти шлях до більшої прибутковості в довгостроковій перспективі для обох сторін. Добре залучити до обговорення питань управління контрактами юридичний відділ або юриста. Точне формулювання в контрактах має вирішальне значення для всієї системи.

Управління контрактами також застосовується до контрактів з фрілансерами, співробітниками та аутсорсингом. І безвідповідальне ставлення до контрактів із персоналом може призвести до катастрофи чи неприємної ситуації, коли ви не можете звільнити непрофесійного працівника чи маєте виплатити йому завищену вартість за роботу тощо.

Зазвичай управління контрактами складається з трьох загальних етапів

Перший етап — це вся робота, яка виконується до того, як ви укладете з кимось контракт, як-от інша компанія чи новий співробітник.

Другий етап — управління процесом. Сюди входить розробка, перевірка та погодження всіх документів, які необхідні для того, щоб угода стала остаточною. 

Третій етап — фінальний. Проте він буде актуальним, допоки діятиме угода: в цей період, ймовірно, потрібно буде переглянути контракт, розірвати його чи укласти заново, додати деякі нові положення, змінити реквізити чи виключити певні пункти. Також, якщо в контракті вказані певні пункти, пов’язані зі строками чи настанням конкретних подій, його потрібно відстежувати, щоб не отримати штрафні санкції, чи проконтролювати виконання зобов’язань другою стороною.

Дотримання всіх трьох етапів — це простий спосіб управляти контрактами. 

Фундамент управління контрактами — це успішна діяльність після затвердження контракту 

На першому етапі угоди співробітники мають зосередитися на причині укладення контракту та на тому, чи можуть обидві сторони виконати умови угоди.

Потрібно додатково вивчити всі обставини, щоб зрозуміти, як буде працювати контракт після його укладення. Щоб уникнути небажаних сюрпризів, необхідно провести ретельне дослідження та чітко встановити мету договору.

Управління контрактами вимагає високого рівня гнучкості для обох залучених сторін та готовності адаптувати умови контракту, щоб відображати будь-які зміни обставин. Маленькі чи великі, але проблеми неминучі, і це означає, що компанії повинні бути готовими до несподіванок і мати можливість коригувати умови контракту, коли це необхідно.

Можна узагальнити процес управління контрактами, розбивши його на п’ять чітких етапів: створення, співпраця, підписання, відстеження та поновлення

Деталізуємо ці етапи.

Створення

  1. Початкові запити. Процес управління контрактами починається з визначення їх виду та відповідних документів, які підтверджують мету контракту.

Співпраця

  1. Переговори про контракт. Після складання договору співробітники з різних сторін повинні мати можливість порівняти версії контракту та відзначити будь-які розбіжності. Це скоротить час переговорів.

Підписання

  1. Затвердження договору. Схвалення керівництва часто може стати вузьким місцем. Можна попереджувально боротися з цим, створюючи спеціальні робочі процеси із затвердження, включаючи паралельні та послідовні схвалення, щоб рішення рухалися швидше.
  2. Підписання угоди. Можна пришвидшити цей процес, якщо використовувати електронний підпис — тоді не доведеться організовувати зустріч керівників.

Відстеження

  1. Управління зобов’язаннями. Цей етап вимагає хороших навичок управління проєктами. Потрібно забезпечити виконання зобов’язань, водночас відстежуючи, як це впливає на компанію.
  2. Перегляди та доповнення. Збір усіх документів, які стосуються первинного укладання угоди, є складним завданням. Інколи виявляються недоглянуті моменти чи змінюються обставини, які стосуються виконання зобов’язань.Тому обов’язково мають бути передбачені способи внесення змін до початкового контракту.
  3. Аудит та звітність. Управління контрактом не означає, що ви склали його, а потім просто поклали в теку без зайвих роздумів. Контроль за виконанням контракту важливий для визначення відповідності дій обох сторін умовам угоди та запобіганню будь-яким можливим проблемам.

Поновлення

  1. Поновлення контрактів чи складання нових. Якщо ви не стежите за контрактами, це може призвести до втрачених можливостей їхнього поновлення та втрати доходів. Автоматизація процесу відстеження строків допоможе компанії вчасно побачити, строк дії яких контрактів добігає кінця, та заздалегідь ухвалити рішення про те, чи варто продовжувати співпрацю з другою стороною.

Значна частина управління контрактами зводиться до виконання цих восьми кроків. Управління життєвим циклом контракту є критично важливим для компанії незалежно від її розмірів. Оскільки різні типи контрактів проходять різні етапи у різний час, менеджери, які ними керують, повинні постійно відстежувати будь-які потенційні зміни або порушення. Якщо співробітник або компанія незадоволені своїм контрактом, можливо, варто переглянути його. Важливо виконувати договірні зобов’язання, одночасно переконуючись, що обидві сторони договору задоволені.