Мы все хотим быть более продуктивными на работе, верно? Но что это значит? И как продуктивность соотносится с эффективностью?
Хотя производительность и эффективность иногда воспринимаются как синонимы, на самом деле имеют два разных значения. Эти понятия переплетены, но между ними есть важное различие, которое оказывает значительное влияние на то, как выполняется работа.
Что такое производительность?
Словарное определение производительности таково: эффективность производительных усилий, особенно в промышленности, измеряется в единицах производительности. Другими словами, если вы произвели 1 000 единиц за неделю и 1 100 единиц на следующей, вторая неделя была более продуктивной.
Ваш уровень производительности показывает, насколько вы успешны в достижении результата. Разумеется, то, что вы производите, определится вашей работой, и иногда измерение такой производительности может быть сложной задачей.
Например, если вы каменщик, то можете видеть, как ваша работа буквально обретает форму. Если финансовый аналитик, то ваша работа заключается в анализе сложных электронных таблиц и формул, поэтому результаты и успехи гораздо менее осязаемы.
В любом случае вы и ваш руководитель будете иметь общее представление о том, как выглядит продуктивность вашей работы, и достижение (или превышение) этого результата или ожидания — это то, что определяет, насколько вы продуктивны. Ваш уровень производительности неизбежно будет колебаться изо дня в день. Но вы можете оказывать прямое влияние на продуктивность в долгосрочной перспективе.
Что такое эффективность?
Эффективность же заключается в том, чтобы работать умнее, а не усерднее. Если вы будете работать более организованно и компетентно, то сможете выполнить задачу быстрее, чем обычно. Например, если можете написать пост на 600 слов за 30 минут вместо 40, вы повысите свою эффективность.
Но если это сообщение в блоге не было для вас продуктивным заданием или качество выполнения оказалось не очень, то сэкономленное время не имеет большого значения в долгосрочной перспективе.
Вернемся к примеру каменщика. Если вы сможете более эффективно укладывать кирпичи, поддерживая качество (это важно), то ваш уровень эффективности окажет положительное влияние на вашу производительность. Однако если вы финансовый аналитик, найти баланс между эффективностью и производительностью, возможно, сложнее. Вероятно, нужно выяснить, какие задачи являются продуктивными, а какие нет, и выяснить, как вы можете работать.
Почему это важно?
Разница между эффективностью и производительностью имеет значение, потому что она влияет на то, как вы организуете и завершаете свою работу изо дня в день. Цель состоит в том, чтобы достичь или превзойти определенный уровень производительности, и вам придется мудро выбирать, какие задачи сделать более эффективными для достижения этой цели.
Конечно, это не всегда легко сделать, особенно если ваши обязанности постоянно меняются. Но это важный навык, который нужно освоить, потому что он формирует основу для эффективного управления временем на протяжении всей вашей карьеры. Вы всегда должны задавать себе вопрос: “Какие задачи я могу сделать более эффективными, чтобы стать более продуктивным в этих обстоятельствах?”. Это также поможет решить, что будет вашим приоритетом в течение данного дня, недели или месяца.
Баланс между эффективностью, производительностью и целями вашей организации требует много практики, но это то, что всегда должно быть в центре внимания независимо от условий.
Когда фокус смещен на производительность
Повышение производительности несомненно является целью вашей организации, но иногда чрезмерное сосредоточение на ней может привести к огромным проблемам.
Вот пример: вы возглавляете техническую команду и для достижения ежемесячных производственных целей вам нужно, чтобы каждый член команды работал 10 дополнительных часов в неделю. Команда также хочет вовремя выпустить продукт, поэтому все с радостью выполняют дополнительную работу. По прошествии месяца люди прилагают все больше усилий, производительность растет, и похоже, что месячная цель будет превышена. Вы и ваши начальники довольны, и вместе вы решаете, что эта модель была успешной, а значит, можно использовать ее в следующем месяце, если вам понадобится еще один дополнительный толчок.
Все хорошо за исключением того, что вы не можете положиться на это в следующем месяце. В чем проблема? Ваши люди приходят в себя от повышенного стресса и переутомления, и если их подтолкнуть в следующем месяце еще раз, в конечном итоге они начнут выгорать. В определенный момент слишком большая концентрация на производительности в действительности вызывает обратный эффект: это может привести к усилению стресса, выгоранию и увеличению текучести кадров.
Когда фокус смещен на эффективность
Слишком сильный фокус на повышении эффективности может иметь аналогичный эффект. Есть такой тип руководителей, которые в восторге от инновационных процессов и не боятся нарушать некоторые правила. Они приходят и готовы убрать все, что считают неэффективным. Но некоторые из этих правил и рабочих процессов существуют по определенной причине, и довольно скоро то, что изначально предназначалось для повышения эффективности, создает еще одно препятствие.
Создание более эффективного рабочего места — замечательная цель, но зацикливаясь на том, чтобы менять то, как все делается, можно растерять людей и создать дополнительные препятствия. Эффект двойственный: он истощает энергию ваших людей и делает их менее продуктивными.
Лидеры должны развивать оба направления
Способы измерения производительности неизбежно будут различаться в зависимости от деятельности компании и отрасли. Иногда два человека, выполняющие одну и ту же работу в одной команде, будут иметь совершенно разные уровни производительности. Хотя существует около 40 млрд факторов, которые могут повлиять на чью-то производительность, в некоторых случаях все сводится к неэффективному планированию и управлению временем. Ваша работа как лидера заключается в том, чтобы заботиться о производительности, но вам также необходимо помочь своим сотрудникам в улучшении эффективности их труда.
Infographic vector created by katemangostar – www.freepik.com