Планы меняются, появляются новые проекты, и жизнь постоянно преподносит нам “сюрпризы”, которые могут полностью разрушить наши тщательно сбалансированные графики. Иногда мы можем предвидеть эти изменения, но зачастую — нет. А значит, эффективная стратегия управления временем должна быть адаптируемой. Давайте рассмотрим три эффективные стратегии управления временем, которые помогут вам справиться с неожиданными, стрессовыми и неизбежными ситуациями.
Прокрастинируйте с умом
Начнем с прокрастинации — промедлении в выполнении поставленных задач. По мнению психологов, промедление часто является реакцией тревоги. Если мы беспокоимся о годовой презентации перед советом директоров или о важном проекте, наш мозг думает: “Если у меня нет уверенности, что я могу это сделать, я даже не буду пытаться. Отложу, пока не почувствую себя более уверенным”. Это звучит знакомо, потому что на самом деле все откладывают на потом, и это совершенно не связано с ленью или отсутствием мотивации.
Чем более значимой для нас является задача, тем больше вероятность того, что мы не сможем ее выполнить. И этот эффект еще более выражен у людей, страдающих хроническим тревожным расстройством.
Говорить кому-либо “прекратить проволочки” — это все равно что сказать кому-то, кто страдает от тревоги, “перестать беспокоиться”. Такой совет непродуктивный. Мало того, это даже немного оскорбительно, потому что прокрастинация не отключается с помощью какого-то волшебного переключателя. Исследования показывают, что подобное поведение может быть фундаментальной частью того, чем мы есть.
Так что же нужно сделать с промедлением?
Вы можете приложить усилия, чтобы понять и контролировать его. Знание того, когда и почему вы медлите, является важной информацией для борьбы с прокрастинацией или, по крайней мере, для ее сдерживания. Прогнозирование вашего поведения до того, как вы подойдете к задаче, может помочь регулировать ваше время.
Например, если вам нужно выступить с речью и вы знаете, что очень сильно боитесь публичных выступлений, то можете сделать обоснованное предположение, что в какой-то момент будете откладывать на потом подготовку своей речи. Отлично. Теперь вы можете включить время на прокрастинацию в общее время подготовки выступления.
Еще один способ борьбы с прокрастинацией, основанной на тревоге, — признать, что лучше делать что-то несовершенное, чем совершенно ничего не делать. Вы, вероятно, намного более талантливы, чем думаете. Пусть первый черновик вашей речи будет переполнен “бородатыми” шутками или общими фразами. Дайте ему отлежаться день-другой и снова возьмитесь за свою речь.
Дедлайны — наши друзья
Эффективное управление временем обычно означает успешное планирование сроков проекта, а затем определение приоритетов задач для обеспечения соблюдения этих сроков. Эти более мелкие задачи часто не сопровождаются установленным официальным сроком, поэтому выполнение их вовремя может стать затруднительным. Если одна задача слишком сильно замедляет работу, это может иметь волновой эффект, который, вероятно, приведет к катастрофе для всего вашего графика.
Хитрость заключается в том, чтобы определить свои собственные сроки. Личные дедлайны дают вам некоторые ограничения и параметры того, сколько времени и усилий вы посвящаете каждой задаче. А так как это ваши крайние сроки и они учитывают аспекты вашей личности и стиля работы, которые официальные сроки не берут во внимание, во многих отношениях они более полезны.
Вы можете устанавливать гибкие или фиксированные дедлайны, сроки, которые учитывают перерывы и отвлекающие факторы — все зависит от вашего стиля работы и привычек. Официальные сроки устанавливаются кем-то, кто не является вами, например, вашим руководителем, но вы гораздо более информированы для создания мини-сроков, потому что знаете, сколько времени и усилий вам требуется для выполнения определенных задач.
Если вы испытываете желание нарушить свои собственные сроки, делайте это только по уважительной причине.
Найдите время для перерывов
В современном мире отвлекающие факторы повсеместны: звуки оповещений в мобильных, мигающие уведомления, баннеры на сайтах, рекламные рассылки.
Некоторые статьи, которые предлагают “эффективные стратегии управления временем”, скажут вам ограничить использование интернета на работе. Многие работодатели по-прежнему ограничивают и контролируют использование интернета, чтобы их сотрудники не поддавались искушению отвлекаться. И, конечно же, есть программы, которые вы можете установить, чтобы ограничить время, затрачиваемое на отвлекающие сайты, но что, если вам нужен доступ к этим сайтам для работы?
Поскольку мы все сталкиваемся с постоянным натиском отвлекающих факторов, возможно, попытка избежать их — неправильный подход. Более реалистичная стратегия тайм-менеджмента должна признавать, что они неизбежны, и предоставить варианты для подготовки к ним.
Вы можете подготовиться к отвлекающим факторам, управляя своей рабочей нагрузкой таким образом, чтобы она учитывала их. Один из способов — дать себе больше времени, чем нужно для выполнения задачи (с установленным вами сроком). Другой — дать себе время, чтобы отвлечься. Делайте перерывы, когда выполняете более простые задачи. Или проверяйте возможные интернет-отвлекающие факторы, прежде чем приступить к важной работе.
То, как вы управляете своим временем, будет зависеть от многих факторов, включая вашу личность и даже то, что вы ели на завтрак. Главная идея — оставаться гибким, независимо от того, имеете ли вы дело с промедлением, сроками или отвлечениями. Установите дедлайны, но также будьте готовы адаптироваться, когда эти сроки будут нарушены. Просто имейте в виду, что такое возможно, и попытайтесь расслабиться и сделать глубокий вдох, когда это произойдет.
Помните: управление временем — это навык, которому можно (и нужно) обучаться.