Несмотря на бурное развитие онлайн общения, личные встречи остаются важной составляющей бизнеса. Но покидая зал совещаний или бизнес-ланч, мы часто задумываемся о целесообразности проведения подобных встреч, поскольку остаемся недовольны результатами. Рабочие собрания часто кажутся малопродуктивными. Мы осознаем, что могли бы потратить этот час с большей пользой, написав, например, 10 электронных писем.

Полностью отказаться от рабочих встреч невозможно. Всегда есть вопросы, которые проще решить при личном общении. Поэтому мы собрали для вас 6 советов и 1 рекомендацию от профессора Гарвардской бизнес-школы Франчески Гино и консультанта по вопросам персональной эффективности Пола Акстеля о том, как сделать рабочие встречи короткими и продуктивными.

И сразу рекомендация: на встречах не обязательно сидеть

Интересно, что встречи, на которых люди стоят, на треть короче. При этом их результативность пребывает на том же уровне, что и во время “сидячих” встреч. Попробуйте: возможно, вашим сотрудникам лучше думается стоя.

Не более 7 участников

Универсального количества участников собрания не существует. Тем не менее, когда на нем присутствует около 7 человек, гораздо проще контролировать происходящее и следить за настроениями. К тому же чем меньше количество участников, тем проще добиться от них вклада в обсуждение дел. Гораздо реальнее получить обратную связь от аудитории в 7 человек, чем в 15-20. Тут просто «отсидеться» не получится.

В психологии даже есть понятие «социальная лень» (social loafing). Исследования показали, что при выполнении групповых заданий индивидуальная активность участников значительно меньше, чем при самостоятельной работе. Добиться продуктивности можно и от встречи в 20 человек, но придется потратить больше времени и усилий на ее планирование и модерацию, что в условиях современного бизнеса часто невозможно.

Запретите гаджеты

Запретите участникам встречи использовать гаджеты для целей, не касающихся предмета обсуждения. Многие современные работники думают, что способны эффективно выполнять одновременно несколько заданий. Исследования доказывают, что это не так. Все дело в концентрации внимания. Вне зависимости от навыков многозадачности человек наиболее эффективен, когда концентрируется на одном занятии. Как отмечает профессор Гино, при многозадачности вы допускаете на 50% больше ошибок, и тратите на 50% больше времени на выполнение задания.

Использование гаджетов также негативно влияет на других участников встречи. С одной стороны, это раздражает их, потому что они видят: коллега слушает невнимательно. С другой, это побуждает других сотрудников вести себя так же. В результате общая продуктивность собрания снижается.

Тем не менее, иногда гаджеты могут быть здесь полезными. Для записи тезисов, демонстрации презентации, обмена файлами и т.д. Главное, установите правила.

Не зятягивайте. Оптимальная продолжительность встречи – 1 час

Исследования продемонстрировали, что люди адаптируют свой стиль работы и продуктивность в зависимости от установленных сроков. Если человек знает, что на выполнение задания потребуется 30 минут, а в его распоряжении 1,5 часа, он не будет спешить. Другое дело, когда на выполнение задания у него есть только 40 минут. Поэтому крайне важно устанавливать четкий лимит времени для каждой встречи. Временные ограничения позволят создать позитивное психологическое давление, которое повысит продуктивность участников. Но помните, что главное на встрече – обсуждение вопросов. Найдите баланс между сжатыми сроками и необходимостью выслушать каждого участника.

Для закрепления результатов встречи стоит установить дедлайны. Предположим, в ходе совещания вы решили в ближайшее время подготовить презентацию новых продуктов для ключевых клиентов компании. Установите четкие сроки и назначьте ответственного за выполнение данной задачи. Это станет лучшей демонстрацией результативности встречи.

Выслушайте каждого 

Продуктивность встречи для каждого отдельного участника заключается в том, какой вклад он внес в конечный результат. Часто даже на встречах с 5-7 участниками основная дискуссия разворачивается между 2-3, тогда как остальные играют роль пассивных наблюдателей. Это недопустимо. Каждый должен иметь возможность высказаться. Часто некоторые стесняются говорить из-за особенностей характера, языковых или культурных барьеров, настроения. Возможно, участнику встречи даже нечего сказать. Но важно дать ему слово, у него могут обнаружиться полезные идеи. К тому же, каждому приятно, когда спрашивают его мнение.

Не проводите встречи лишь для того, чтобы сообщить информацию

Основной наш ресурс – время. Встречи нужны для взаимодействия, обмена мнениями, идеями и решениями. Если же вы хотите просто сообщить информацию, лучше напишите e-mail. Когда сотрудники приходят на встречу, где их участие только формальное и не предполагает обратной связи, они теряют к ней интерес. Уже по реакции на e-mail вы увидите, требует ли данная информация детального обсуждения. Если да, организуйте собрание. Сотрудники придут с конкретными вопросами и предложениями. Такая встреча будет более продуктивной и предметной.

Высылайте программу встречи заранее

Рассылайте план встречи заранее. Она должна быть лаконичной, содержать список вопросов для обсуждения и цели, к которым вы стремитесь. Это сэкономит время: поможет участникам мероприятия сконцентрироваться на решении конкретных проблем, продумать собственные вопросы и тезисы. К тому же имея план встречи, вам будет проще проконтролировать выполнение конкретных пунктов, по которым приняты решения.

Вне зависимости от цели рабочей встречи эти правила помогут вам провести ее продуктивно, использовав время максимально эффективно.

По материалам: Harvard Business Review