В среднем сотрудник в течение восьмичасового рабочего дня на выполнение своих непосредственных обязанностей тратит только 2 часа и 53 минуты. На что же тратится все оставшееся время?
11 часов в неделю на электронную почту
Вряд ли вы считаете, сколько рабочего времени уделяете электронной почте каждый день. Согласно данным исследования, средний работник тратит 28% своей рабочей недели на управление электронной почтой — это около 11 часов.
За год эта цифра превращается в невероятные 1 048 часов, когда вместо решения рабочих задач вы разбираете, сортируете и читаете электронные письма. Но как тратить на них времени меньше, ведь это один из видов рабочей коммуникации?
- Прекратите использовать электронные письма в качестве предлога, чтобы не делать что-то еще. Одна из основных причин, по которой столько времени тратится на электронную почту, в том, что это проще и веселее, чем заполнение отчетов или выполнение задач.
- Создайте список приоритетов. Не отвечайте на каждое входящее письмо сразу же. Если что-то требует немедленного ответа, ответьте и продолжайте свой день. На менее важные письма можно отвечать в конце каждого дня или два-три раза в неделю.
- Отвечайте на электронные письма “оптом”, а не проверяйте свой почтовый ящик каждые 2 минуты, отвечая на все новые письма. В среднем сотрудник проверяет электронную почту примерно 36 раз в час. Можно поставить уведомления о входящих письмах, и если вы видите, что письмо неприоритетное — ответьте на него вечером, когда будете разбираться с остальной накопившейся за день почтой.
6 часов в неделю на совещания
Другим основным продуктом корпоративного образа жизни являются совещания, которые должны быть воплощением производительности, по крайней мере, в теории. А на практике это один из самых главных пожирателей времени.
В зависимости от своей роли в компании вы можете потратить от 35 до 50% вашего общего рабочего времени на собраниях. В глобальном масштабе компании тратят на них 15% своего времени.
По мнению опрошенных руководителей, 67% всех собраний являются неудачными. Для этого существуют ряд причин, в том числе проверка электронной почты (см. пункт первый), выполнение чего-то, не связанного с собранием, или отсутствие фокуса на его теме.
Как сделать совещания более продуктивными?
- Полностью посвятите себя встрече. Не проверяйте электронные письма, не просматривайте Facebook и не делайте что-либо, не имеющее отношения к собранию. Один из способов предотвратить это — ввести политику “Без ноутбука на совещание!”. Но для совещаний с удаленными командами этот вариант не подойдет.
- Тщательно продумайте состав участников. Одна из основных причин, по которым участники совещаний отвлекаются, — они чувствуют, что их присутствие не имеет значения. Правильный выбор участников и их количество, работа без отвлекающих факторов позволит проводить продуктивные совещания.
Команда Evernote предлагает следующее число участников:
4–6 человек для решения проблемы;
4–7 человек для принятия решения;
5–15 человек для составления повестки дня;
10–20 человек для проведения мозговых штурмов.
15 часов в неделю на перерывы (не считая обеда)
В одном из опросов Salary.com 43% участников заявили, что один из лучших способов тратить время на работе —- это общение с коллегами. С другой стороны, общение является неотъемлемой частью повседневных рабочих обязанностей, и это важно для создания лучшей атмосферы на работе. Если общаться в меру, это повышает производительность, коммуникацию и укрепляет командный дух.
Но в среднем на работе сотрудник ежедневно делает 50 перерывов, каждый из которых занимает 5 минут. Т. е. мы тратим около 4-х часов каждого рабочего дня на перерывы и отвлечения. Участники исследования заявляют, что более 80% этих перерывов незначительны и вполне можно обойтись без них. Как справляться с такими ситуациями?
Коллеги должны знать, когда вы заняты. Если они не перестанут отвлекать вас, зная это, есть несколько способов усложнить им задачу: уйти в другой кабинет (если есть такая возможность), поработать удаленно пару дней или надеть наушники — такой намек коллеги должны распознать точно. Но самое главное — твердо говорите “нет” на отвлекающие предложения!