Мы все хотели бы иметь высокую трудоспособность и быть более эффективными в работе.
Но в мире мигающих уведомлений, гудящих мобильных устройств и мгновенного доступа ко всем возможным знаниям момент продуктивности на работе кажется большим достижением. Хитрость заключается в том, что мимолетное снижение производительности длится немного дольше, чем нужно, и происходит довольно часто.
Шаг первый: создать правильные условия для продуктивной работы
Продуктивность невозможно включать и выключать. На нее влияет то, как проходит ваш день: каждая мелочь может так или иначе оказывать на вас влияние и в разной степени отвлекать.
Первоочередная задача — выяснить, в каких условиях вы наиболее всего продуктивны на работе. Как это сделать?
Познай себя
Нужно понять, когда вы наиболее продуктивны, учитывая свои привычки, уровень энергии, жизненные ограничения (семья и другие обязательства) и личностные особенности.
Например, вы ранняя пташка, которая активна между 5–8 утра, но замедляется в течение дня? Или вы после обеда более продуктивны, чем утром? Вы предпочитаете сидеть или стоять во время работы? Вам комфортнее в прохладной или теплой температуре в офисе? Вы носите наушники? Что вы слушаете? Это подкаст или музыка? Какой жанр музыки?
Эти соображения на первый взгляд могут показаться тривиальными, но продуктивность на работе во многом зависит от понимания того, почему вы активны и у вас отличные результаты. По крайней мере, вы можете попытаться вывести свою теорию о том, почему, к примеру, бутерброд с ветчиной и ржаным хлебом делает вас более (или менее) продуктивным.
Вот некоторые другие аспекты, которые необходимо учитывать при определении и создании оптимальных условий для производительности:
- Какой способ работы наиболее удобен для вас? Физический комфорт очень важен для продуктивной работы. Вы предпочитаете работать сидя или стоя (или, может быть, чередуете)? Несколько мониторов или один?
- Какой тип среды лучше всего подходит вашему стилю работы? Вы наиболее эффективно работаете в кабинете, открытом офисе, дома или в кафе? Вы предпочитаете быть окруженным серыми стенами или растениями? На столе должен быть декор?
- Ваши коллеги делают вас более или менее продуктивным? Это, конечно, зачастую трудно контролировать, но есть способы ограничить нежелательные вторжения. Например, вы можете использовать наушники или найти тихий уголок для работы.
- Важны также инструменты, которые вы используете. Можно применять для управления рабочим процессом такие инструменты, как Trello. С другой стороны, если очень хотите проверить Twitter или Instagram, что отвлекает вас от работы, можете буквально заблокировать использование этих приложений. Приложение обмена сообщениями в вашем офисе слишком отвлекает? Отключите уведомления, если это необходимо.
Шаг второй: установите параметры своей работы
После того как созданы условия, необходимые для повышения продуктивности, пришло время подумать о том, как вы работаете над проектами и управляете своим временем. Вам нравится работать непродолжительными подходами или вы трудитесь над проектом непрерывно до его завершения?
Выясните, что лучше для вас, и управляйте своим временем с четко определенными параметрами в наиболее продуктивные для себя часы. Обязательно сообщите об этом своему руководителю и отметьте это в своем общем календаре.
Вот несколько советов.
1. Установите сроки для себя
Для многих людей промедление начинается, когда они знают, что у них есть много времени, чтобы выполнить задание, — мол, почему бы не поработать еще над чем-то другим?
Один из способов пресечь такой тип мышления — установить личные крайние сроки. Вам нужно закончить проект через две недели, но у вас достаточно свободного времени, чтобы внести существенный вклад в его завершение сейчас? Поставьте личный дедлайн не через 2 недели, а через три дня, и тогда вы заранее выделите время на другие вещи, которые могут неожиданно возникнуть и привести к срыву всех сроков.
2. Откажитесь от совещаний, которые прерывают ваши самые продуктивные часы
Совещания могут быть препятствием для вашей производительности, особенно когда они не имеют значения или являются излишними. Чтобы сделать встречи более эффективными, вы можете заранее составить расписание и придерживаться его. Избегайте встреч, присутствие на которых для вас не обязательно!
Если возможно, заблокируйте время в своем календаре в течение наиболее продуктивных часов, чтобы сообщить своей команде, что вы не можете встретиться. (Обязательно сначала обсудите это со своим руководителем!) Также не бойтесь отказаться от встречи. Научитесь говорить «нет» ненужным или непродуктивным встречам — это будет иметь большое значение для улучшения управления вашим временем и установления границ, которые являются ключом к сохранению и повышению продуктивности.
3. Назначьте время для проверки электронной почты, чтения сообщений и перерывов
Эффективное управление временем означает планирование времени для действий, которые в противном случае могли бы прервать ваш рабочий процесс. К ним относятся проверка электронной почты, чтение сообщений в чате и перерывы. Это будет зависеть от вашей рабочей ситуации, но если вы можете долго обходиться без проверки своих уведомлений, то всегда можете отключить их. Или же вам необходимо сосредоточиться исключительно на задаче в течение 25 минут, а затем сделать перерыв, чтобы проверить свои уведомления.
Шаг третий: учиться и адаптироваться
Вскоре вы обнаружите, что для повышения производительности труда ваш график и условия для оптимальной производительности могут измениться. Любой аспект вашего опыта может повлиять на вашу способность оставаться продуктивным в течение более длительного периода времени.
Итак, последний шаг — оставаться гибким и продолжать следить за тем, что делает вас более продуктивным, и учитывать, и применять в работе именно этот подход. Всегда задавайте себе вопросы о том, как вы работаете и актуален ли процесс, который вы разработали, чтобы оставаться эффективным. Всегда найдутся способы работать лучше. Вам просто нужно быть открытым, чтобы найти их.
Самое главное — не теряйте форму, если у вас непроизводительный день. Такие дни случаются, что может вызвать у вас беспокойство. Использование непродуктивных дней помогает нам учиться и адаптироваться — и может быть, вам просто нужен был выходной, чтобы зарядиться энергией!
Быть более продуктивным означает регулировать свою способность отвлекаться и интересоваться поставленной задачей. Следуйте этим трем шагам, заострите свое внимание и будьте гораздо более эффективными, успешными (и счастливыми) на работе!