Гайд: як керувати фінансами в бізнесі завжди, а не тільки під час кризи
Ми створили для вас керівництво з управління грошима компанії, яке відповість на основні питання і дасть практичні поради.
Управління коштами компанії починається зі складання бюджету.
Бюджет — це детальний план, який визначає, куди ви витрачаєте гроші щотижня, щомісяця, щороку.
Ви знаходите “роботу” кожній гривні, орієнтуючись на те, що, на ваш погляд, є найкращим для застосування коштів. А потім порівнюєте свій план з реальністю, щоби побачити, чи все правильно зробили.
Бюджет допомагає:
– спрогнозувати заробіток компанії;
– спланувати, на що саме витратити цей дохід;
– побачити різницю між планом та реальністю.
Найкращі бюджети — прості та гнучкі
Якщо обставини зазнають змін (а це буває часто), бюджет також має змінюватися, щоб ви мали чітке уявлення про стан справ в компанії.
Кожен хороший бюджет повинен містити сім компонентів:
1. Орієнтовний дохід
Це сума, яку ви плануєте отримати від продажу товарів чи послуг. Тобто ті гроші, які ви маєте отримати, незалежно від того, скільки було для цього витрачено. Це перший рядок у вашому бюджеті. Ви можете опиратися на власні минулорічні дані або середні показники у галузі, якщо у вас стартап.
2. Постійні витрати
Це всі регулярні витрати, які лишаються сталими незалежно від того, скільки ви працюєте: оренда, страхування, комунальні послуги, банківські збори, бухгалтерські та юридичні послуги й лізинг обладнання.
3. Змінні витрати
Ці витрати змінюються залежно від обсягу виробництва чи продажів і тісно пов’язані з витратами на продані товари. Тобто з усім, що пов’язано з виробництвом або придбанням товару, який продає ваш бізнес. Вони можуть враховувати вартість сировини, товарні запаси, виробничі витрати, пакування або доставку. Ще до змінних витрат можуть увійти комісії з продажу, плата за кредитні картки та проїзд. Чіткий бюджет визначає, скільки ви хочете витратити на все це.
Заробітна плата може потрапляти як у постійні, так і у змінні витрати. Наприклад, ваша основна внутрішня офісна команда отримує фіксовані виплати, а зарплата фрілансерів, продавців чи працівників виробництва залежить від виконаної роботи. Переконайтеся, що різні витрати на зарплату потрапили до правильних розділів бюджету.
4. Разові витрати
Разові витрати виходять за межі звичної діяльності бізнесу. Це може бути переїзд офісу, нове обладнання, меблі та програмне забезпечення, а також інші витрати, пов’язані з запуском нового продукту або дослідженнями.
5. Грошовий потік
Це всі гроші, які потрапляють у бізнес і виходять з нього. Ваш грошовий потік позитивний, якщо бізнес отримує більше грошей, ніж витрачає за встановлений проміжок часу. Найлегше обчислити це, віднімаючи кількість грошей, доступних на початку встановленого періоду часу, від кінцевої суми.
Оскільки грошовий потік є киснем кожного бізнесу, відслідковуйте його щотижня або принаймні щомісяця.
6. Прибуток
Прибуток — це те, що ви забираєте собі після того, як відняли витрати від доходів. Зростання прибутку означає зростання бізнесу. Заплануйте собі, який прибуток ви отримаєте, зважаючи на прогнозований дохід, витрати і собівартість проданих товарів. Якщо різниця між доходами та витратами (маржа прибутку) невелика й сумна, потрібно переосмислити вартість проданих товарів і розглянути можливість підвищення цін.
Якщо вам здається, що з вашого бізнесу не вдасться отримати більше прибутку, подумайте, наприклад, про збільшення витрат на рекламу та маркетинг для збільшення продажів чи підвищення продуктивності й оптимізацію робочих процесів.
7. Калькулятор бюджету
Дуже зручно та корисно звести всі цифри з бюджету в один простий для сприйняття документ.
Створіть загальну таблицю з рядком для кожної з категорій бюджету, наведених вище. Це основа бюджету. Потім поруч із кожною категорією зазначте загальну суму запланованих на неї витрат.
Додайте стовпчик праворуч — коли закінчується встановлений вами період, впишіть туди фактично витрачені суми.
За допомогою формули прив’яжіть загальні підсумки до початкових сум в інших графах бюджету. Тож коли ви оновлюєте будь-які цифри, підсумок бюджету також оновлюється. Результат — ваш власний калькулятор бюджету.
Щоб не випадати з бюджету, потрібно навчитись управляти грошима
Управління грошима — це управління фінансами вашого бізнесу через складання бюджетів, встановлення цілей, відстеження витрат і доходів та інвестицій.
Завдяки обґрунтованому плану управління грошима ви можете уникнути впливу неприбуткових періодів чи зменшити його.
Недостатня увага до управління грошима може призвести до таких проблем, як прострочення платежів, нестача коштів і несвоєчасне стягнення заборгованостей з боржників.
Вісім порад, які допоможуть якісно управляти грошима
1. Контролюйте строки
Якщо ви не знаєте, коли маєте платити за рахунками, такими як кредиторська заборгованість, виплати за кредит по бізнесу або платежі за кредитною карткою, у вас може не вистачити грошей у потрібний час. І це може призвести до сплати штрафів та додаткових відсотків, знизити кредит та зруйнувати відносини з кредиторами та інвесторами.
Щоб уникнути пропущених платежів, дотримуйтесь строків. Визначте, коли потрібно здійснювати кожну виплату, та поставте собі нагадування в календарі на телефоні й комп’ютері. Після цього складіть послідовний графік платежів.
2. Контролюйте витрати
Чи знаєте ви, скільки грошей витрачаєте на день, тиждень чи місяць? Якщо не контролювати витрати, це може призвести до перевитрат та нецільового використання коштів.
Багато власників бізнесу мають декілька банківських рахунків. Ви маєте точно знати, скільки ви зняли з кожного, щоб не піти у мінус.
Завжди існує спокуса скористатися кредитом на картці, щоб покрити невеликі витрати. Святковий обід для персоналу, нова кавоварка тощо… Але невеликі витрати складаються у величезні. Якщо ви не стежите за ними, можете накопичити такий кредит, який не готові закрити.
3. Не забувайте про своїх боржників
Коли ви пропонуєте клієнтам кредит, то добре знаєте, що можете не отримати гроші за продані товари чи послуги у встановлені строки. І можна легко забути про заборгованість через тиждень чи місяць.
Щоб цьому запобігти, занотуйте, хто й скільки вам винен, та створіть підсумковий документ. Він має показувати, хто з клієнтів винен вам гроші, суму заборгованості, в кого минули терміни погашення, хто домовився про відстрочку та загальну суму заборгованості.
Хоча відстеження заборгованості має важливе значення в управлінні грошима, ще важливіше стягнути ці борги. Не соромтеся надсилати клієнтам рахунки-фактури та нагадування. А якщо бізнесу потрібні гроші раніше, ніж підійшов строк платежу, ви можете запропонувати знижку за дострокове погашення боргу.
4. Відокремте приватні рахунки від бізнесу
У вас є окремий банківський рахунок для бізнесу? Навіть якщо вам не потрібно розділяти комерційні та особисті кошти, це важливо для управління грошима. Крім того, виписки з банківських рахунків корисні для відстеження прибутковості, узгодження бухгалтерії та контролю витрат.
Змішування особистих та ділових коштів може призвести до неорганізованих записів, перевитрат та пропущених можливостей зростання.
Коли ви об’єднуєте кошти, відстежувати вилучені та внесені комерційні кошти стає важко, і це ускладнює контроль.
А ще існує спокуса занурюватись у комерційні кошти для особистих витрат або навпаки.
5. Сплануйте закупівлі
Не вдавайтеся до зайвих закупівель про всяк випадок, поки не сплатите попередні рахунки. Зачекайте, поки у вас буде достатньо грошей, щоб покрити нові витрати.
6. Стежте за запасами
Ви замовляєте надто багато інвентарю, щоб він лише збирав пилюку у вашому сховищі? Або у вас постійно не вистачає товарів, які мають попит?
Щоб знайти баланс між надто великою кількістю запасів і недостатньою, потрібно стежити за ними. Фіксуйте покупки та продажі товарних запасів та приділяйте час аналізу залишків, перш ніж замовляти більше.
7. Скорочуйте витрати та збільшуйте дохід
Дві поради щодо управління грошима прості, але їх важко впровадити: зменшити витрати та збільшити дохід.
Щоб скоротити витрати, спочатку проаналізуйте їх. Можна зменшити витрати, відмовившись від надмірних, оптимізувавши роботу або змінивши постачальників.
Можна збільшити дохід, впроваджуючи акції та програми лояльності для залучення покупців, використовуючи різноманітні рекламні та маркетингові інструменти, додаючи в асортимент нові продукти та послуги.
8. Створіть грошовий резерв
Іноді трапляється несподіване, і вам потрібно буде покрити екстрені витрати.
Створіть запас грошей, який допоможе вам вижити у скрутні часи. Відкрийте накопичувальний рахунок для бізнесу і обов’язково регулярно кладіть на нього певну суму.
А ще не забувайте відстежувати зміни у законодавстві, щоб не отримати несподіваних штрафів за власну неуважність.
Основні помилки керівників в управлінні фінансами
Якщо бізнес маленький, то бюджету та якісного контролю за фінансами може вистачити для успішного просування вперед. Проте коли компанія почне розростатися, цього стане вже замало. Керівники середнього та великого бізнесу не завжди встигають переорієнтуватися, тому допускають типові помилки.
1. Недостатня або надмірна кількість звітів
Це дві крайнощі. Ймовірно, ви звикли користуватися лише бюджетом і продовжуєте робити те саме. А можливо, вас занесло в інший бік і ви вимагаєте детальних звітів для кожної цифри.
В ідеалі варто зупинитися на трьох кінцевих звітах: балансі, звіті про прибутки та збитки (P&L) і Cashflow (грошовий потік).
Баланс показує, де знаходяться гроші, P&L — прибутковість та ефективність, а Cashflow допомагає керувати ліквідністю.
2. Несвоєчасність отримання інформації
Ви керуєте компанією в режимі реального часу, тож фінансова інформація має поступати оперативно та регулярно. Для цього потрібно правильно налаштувати систему взаємодії між співробітниками, автоматизувати процеси та встановлювати конкретні строки для звітів.
3. Неправильний розрахунок прибутку
На розрахунок прибутку впливають різні показники, які можна врахувати або ні, списати чи додати відразу однією сумою або розбити на періоди, можна просто припуститись у формулі розрахунку помилки, яка піде далі.
Щоб цього уникнути, компанія має розробити детальний метод розрахунку прибутку та зафіксувати його. Отже, будь-хто зможе зрозуміти, як він рахується та з чого складається.
Неправильно розрахований прибуток тягне за собою помилкові рішення про інвестиції всередині компанії, закупівлі, постійні та разові витрати, що може призвести до банкрутства.
4. Відсутність розуміння процесу отримання прибутку
Хто впливає на отримання прибутку у вашій компанії? Продавець, який пропонує товар? Маркетолог, що його рекламує? Керівник складу, який здійснює закупівлі? Фінансовий директор, що складає фінансові прогнози?
Ви повинні бачити весь шлях, який потрібен для того, щоб компанія отримала гроші, та місце кожного співробітника у ньому. Тоді ви зможете впливати на різні частини системи для досягнення загального результату.
5. Невміння залучати співробітників до управління фінансами
У керівників, особливо на верхніх ланках управління, часто виникає проблема з делегуванням повноважень. Проте якщо компанія велика, то встигнути всюди просто неможливо.
Тому потрібно частину відповідальності та контролю за фінансовими питаннями передати керівникам відділів, філіалів, підрозділів. Важливо разом із цим надати людям повноваження та інструменти, тобто можливість не лише відповідати, а й впливати на результати.
Насправді керувати фінансами бізнесу не найпростіше завдання. Особливо якщо раніше ви не приділяли цьому достатньої уваги або вийшли на новий рівень розвитку. Тому гарним рішенням буде звернутися за консультацією до спеціалістів Baker Tilly, які все детально розберуть та розкажуть вам, що відбувається з вашим бізнесом.
