Сторонний бухгалтер – это выгодно, и все больше представителей малого и среднего бизнеса понимают это. Делегирование задач профильным компаниям или отдельным специалистам существовало всегда. Бухгалтерский учет пополнил список аутсорсинговых услуг сравнительно недавно, но уже успел стать одним из самых популярных видов работ на рынке аутсорса. При этом управляющих и собственников бизнеса волнует один вопрос: как сохранить контроль, передавая такую важную часть обязанностей фактически чужим людям, не связанным с компанией должным образом?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо разобраться в природе и преимуществах аутсорса и выделить методы контроля делегируемых задач, которые лучше всего подойдут в каждом отдельном случае.
Оценить перспективы и рассчитать выгоды
Чтобы понять, будет ли переход на аутсорсинг бухгалтерских услуг прибыльным для конкретной компании, необходимо выяснить как можно больше информации о ее текущем положении дел. Сколько сотрудников на данный момент занимаются учетом? Сдаются ли документы в срок и в полном составе? Все ли специалисты достаточно квалифицированы; как распределяется их занятость в течение рабочего дня и года; поступают ли от них предложения по оптимизации расходов?
Собранные данные достаточно сравнить с ценниками и сроками аналогичных услуг аутсорсинговых компаний, чтобы понять, будет ли услуга выгодной в этом конкретном случае. Важно помнить, что перевод бухгалтерии на аутсорс – это долгоиграющая инвестиция для компании, а не краткосрочная выгода. Вот почему необходимо просчитать расходы и окупаемость в долгосрочной перспективе (до 5 лет), обратить внимание на преимущества такого режима работы.
В чем состоит экономия
Первое и главное преимущество аутсорсинга – экономия. Делегируя работы по ведению бухгалтерии, владелец бизнеса экономит и человекочасы, и деньги, позволяя сотрудникам сосредоточиться на источнике прибыли компании, не отвлекаясь на сторонние (хоть и обязательные) задачи. При переходе на бухгалтерский аутсорсинг компании экономят в среднем 13% от предыдущих затрат на финансовое обслуживание. В эти сэкономленные 13% входят не только расходы на услуги по прайсу, но и расходы на обучение и повышение квалификации работников, на обслуживание рабочих мест, на внутренний менеджмент и управление проектами. Возможные риски и как их избежать
При подобном режиме сотрудничества самый главный риск – невыполнение или некачественное выполнение компанией-аутсорсером требуемых услуг. Главная опасность для управляющего или владельца бизнеса состоит в том, что, делегируя обязанности по осуществлению бухгалтерского учета, нельзя передать и ответственность за своевременное их выполнение. Поэтому отсутствие четких рамок сотрудничества в случае форс-мажора или просто халатности со стороны аутсорсера будет означать неприятности для самой компании, а не для подрядчика. Какие действия и меры необходимо предпринять, чтобы аутсорсинг принес только результаты, а не проблемы?
- Провести предварительный аудит. Очень важно перед делегированием работ по учету провести сжатый аудит бухгалтерии компании. Это позволит не только выявить возможные бреши в текущем финансовом обслуживании, но и станет отправной точкой для исполнителей, избавив от возможных проблем в будущем, таких как потерянные или просроченные документы (это часто случается, когда аутсорсинг вступает в силу позже, чем возникла проблема).
- Определить границы делегирования. Передавая учет на внешнее обслуживание, стоит четко указать, какую именно часть (если задачи по ведению бухгалтерии передаются не в полном объеме) будет обслуживать компания-исполнитель. Многие компании предпочитают частичную передачу учета как своеобразный метод контроля над ситуацией, сохраняя хотя бы часть работ за собой.
- Координация действий. Наличие связующего звена при аутсорсинге бухгалтерских услуг просто необходимо. Это может быть один человек или группа людей, в обязанности которых входит общение с представителями фирмы-исполнителя, предоставление информации в строго указанном объеме и проверка качества и сроков выполнения работ.
- Максимально уточнить договор. Очень важно донести все требования к исполнителям до или во время подписания договора. Стоит убедиться, что в задачах для исполнителя отражены все существующие нюансы (указаны виды отчетности, сроки, количество экземпляров, язык и стандарты оформления и прочие детали) и зафиксированы в письменном виде. Здесь же стоит оговорить степень конфиденциальности. Обычно это прописывается при заключении договора, но поскольку основная информация, используемая в бухгалтерии, формально не является коммерческой тайной, лучше будет обезопасить себя и прописать «неразглашение данных» отдельным пунктом.
- Указать условия компенсации при нарушении сроков предоставления услуг. Поскольку компания в любом случае отвечает за подачу и стандарт своих финансовых документов напрямую (вне зависимости от того, построена бухгалтерская работа с помощью внутренних ресурсов или сторонних исполнителей), не лишним будет оговорить правомерность покрытия всех штрафов, полученных компанией-заказчиком по вине аутсорсера.
- Практикуйте регулярные отчеты и сеансы связи. Обратная связь – важный инструмент контроля выполнения работ. Следует заранее оговорить с компанией-аутсорсером частоту и длительность сеансов связи, а также сроки подачи и вид отчетов о проделанной работе от обеих сторон договора. Перепроверяйте, если есть сомнения по поводу качества выполненных работ. Доверие в мире бизнеса зарабатывается годами. И если вы не уверены в репутации компании и в качестве предоставляемых ей услуг, то дешевле (и для бюджета, и для душевного спокойствия) будет оплатить услуги контрагента для проверки уже выполненных аутсорсинговой компанией работ. Несколько таких проверок и обойдутся недорого, и позволят судить о компетентности людей, которым вы доверяете финансовую отчетность своей компании.
Человеку, даже такому многофункциональному как руководители бизнеса, трудно предусмотреть все. Иногда случаются форс-мажоры. Тем не менее, следование нашим рекомендациям поможет сохранить контроль над бухгалтерией, и позволит сконцентрироваться на повышении показателей компании.